文書管理システム
ソリューション

文書管理システムの主な機能

文書管理システムには、契約書など特定の文書に特化したものや、文書の保管・管理に加えて作成や編集まで行えるものなど、様々なタイプがあります。以下では、社内文書全般の保管・活用を行う一般的な文書管理システムの主な機能をご紹介します。

• 文書登録・保管機能

  文書データをシステムに登録・保管する機能です。既存の電子文書に加え、紙の文書もスキャンして電子化し、システムに登録することで、様々な場所や方法で保存されていた文書を一つのシステムで一元管理することができます。

• 検索機能

  システムに保管された文書を様々な条件で検索できる機能です。ファイル名や部署名など、登録時に付与した属性情報を使うことで、目的のファイルを迅速に検索できます。他にも、文書の本文内から特定のキーワードを検索する「全文検索機能」など、検索に便利な機能が充実しています。

• バージョン管理機能

  文書の更新履歴を記録・管理する機能です。文書が更新された際に、いつ、誰がどのような変更を行ったかを記録することで、変更内容や編集履歴を追跡できます。バージョン管理を適切に行うことで、最新版がすぐにわかり、管理の手間を省いたり、ファイルの取り違いを防いだりすることができます。

• セキュリティ機能

  大切なデータを守るためのセキュリティ機能です。情報へのアクセス権限やダウンロード回数の制御、ファイルの暗号化機能などが含まれており、機密性の高い文書も安心して管理できます。操作を記録するログ機能も搭載されているため、不正な持ち出しや情報漏洩のリスクを軽減できます。

• 期限管理機能

  文書に対して廃棄や更新の期限を設定し、期限が来ると自動的に関係者に通知を送ったり、廃棄を行ったりする機能です。これにより、法的に保管期限が決まっている文書の適切な保護や廃棄ができる他、更新が必要な文書の更新漏れも防げます。適切な廃棄を行うことで、情報漏洩のリスクも軽減します。

• ワークフロー機能

  システム上で申請や承認、決裁などのワークフローを行う機能です。紙で申請書類を出力する必要がないため、リモート環境でも手続きを完結できます。承認作業が完了すると次の担当者に自動的に通知メールが送信されるため、申請が放置されることを防ぎ、承認までの時間を短縮できます。

• アクセス権限機能

  機密文書などの重要な文書ファイルやフォルダに対して、アクセス制限をする機能です。アクセス権限の設定は、部署や個別のユーザー単位でも行うことができます。これにより、不正アクセスや持ち出しなどの情報漏洩リスクを低減し、誤操作などの人的ミスも防ぐことができます。

• 外部システム連携機能

  文書管理システムと外部システムを連携する機能です。社内で使用している電子契約システム、経費精算システム、コミュニケーションツールなどの既存システムとデータを連携することで、手動でのデータ入力の手間を省き、入力漏れやミスを削減して、業務効率を向上できます。