1-1.給与計算担当のスキルが不足している

給与計算を担当する従業員が、社会保険や税務に関する専門知識を持たない企業は多くあります。
給与計算業務は特定の資格が必要な業務ではない上に、中小企業の場合、従業員数の不足から、経理担当者や経営者が兼務しているケースがあるためです。
給与計算担当者のスキルが不足していると、以下のような問題が懸念されます。

• 法改正に迅速に対応できない
• 給与計算ミスが発生する
• 手続きに時間がかかる

担当者の経験不足、知識不足などによって、ミスの対処や処理の遅れなどが発生し、給与計算業務に余計な時間と経費がかかっている中小企業も少なくありません。

1-2.給与計算担当の負担が大きい

中小企業では、給与計算担当者の負担が大きくなりがちというのも、中小企業が抱える問題の一つです。
企業規模が小さいことや、従業員の不足から、給与計算を担当している人事が労務も兼務するなど、本来の職務以外の職務をかけ持ちしている場合があるためです。

年末調整の時期など、繁忙期には複数の業務を行っていると手が回らないケースも考えられます。さらに、給与計算担当者は従業員からの問い合わせを受けることも多く、そのため他の業務が進まなくなる場合もあります。
このように、中小企業では給与計算担当の負担が過大になりがちです。

参照：経済産業省「2023年版 中小企業白書・小規模企業白書 概要案」【総論⑥】中小企業・小規模事業者の動向（人手不足）8ページ

1-3.電子化が進んでいない

給与計算業務の電子化が進んでいない中小企業は、コストや作業効率の面で課題を抱えがちです。

タイムカードのデータを手入力したり、印刷を伴う方法で給与計算業務を行ったり、電子化されていない手段で給与計算業務を行うと、業務が煩雑になり、余計な時間がかかるためです。
電子化が進まない要因には、一度始めた方法を変更するには労力がかかるため、昔から使用されてきた紙ベースの業務方法を継続していることなどがあります。
給与明細書をPDFで発行したり、勤怠をシステムで管理したりするなど、電子化を進めることで、作業を効率化し、コストを削減できる可能性があります。

参照：経済産業省「2023年版 中小企業白書・小規模企業白書 概要案」概要2ページ

1-4.自社のセキュリティ対策が十分ではない

情報セキュリティ対策が不十分というのも、多くの中小企業が抱えている問題点です。
独立行政法人情報処理推進機構が実施した2021年の調査によると、情報セキュリティ対策の実施状況は2016年に比べて改善している傾向にあるものの、セキュリティ関連製品やサービスの導入については2016年と大きな差はありません。

セキュリティ投資を実施していない理由としては、以下のような内容が考えられます。

• コストがかかり過ぎる
• 必要性が感じられない

専門業者が提供する情報セキュリティサービスは、これまでセキュリティ投資を実施していない企業からするとかなり高額に感じられ、導入のハードルが高いという問題があります。
しかし、セキュリティ対策を怠ると情報漏洩などの深刻な問題を引き起こす可能性があり、気づかないうちに危険な状況に陥ることがあるため、セキュリティ対策は極めて重要です。

参照：独立行政法人情報処理推進機構「2021年度中小企業における情報セキュリティ対策に関する実態調査」報告書について」

2-1.担当者の急な退職や休職による業務停止のリスクがある

担当者の人事異動や長期休暇などにかかわらず、給与計算業務を継続的に安定稼働させたい場合には、アウトソーシングの導入がおすすめです。

中小企業の場合、担当者の急な休職や退職が発生すると、代替の人員や仕事を引き継ぐ人員を確保できず、給与計算業務自体がストップしてしまう場合があります。

アウトソーシングを導入すれば、契約中は専門スタッフが代行するため、属人化を防ぐことができます。また、給与計算を担当する社員を教育する必要もありません。

自社の情報セキュリティに懸念がある場合も、給与計算アウトソーシングであれば高いセキュリティ水準を誇るため、個人情報を扱う業務でも安心です。

参照：経済産業省「2023年版 中小企業白書・小規模企業白書 概要案」【総論⑤】中小企業・小規模事業者の動向（人手不足）8ページ

2-2.給与計算業務関連のコスト削減に課題がある

給与計算業務関連のコスト削減を行いたい場合にも、アウトソーシングの導入によるメリットが期待できます。

代行会社によっては、電子化やシステム化により紙の保管や処理にかかるコストの大幅な削減が可能です。手入力を行っている、紙の給与明細書を発行しているなど、電子化が遅れている企業にとっては、業務の効率化も図れます。一方で、紙での発行を維持したい場合には、紙の給与明細書を発行するサービスを行っている代行業者もあります。

煩雑な給与計算業務をアウトソーシングすることによって、ペーパーレス化、DX化、残業時間の減少による人件費削減など、業務の最適化を行い、コストダウンを目指すことが可能です。

ただし、コストダウンが実現するかは、企業の状況や導入する業者によって様々ですので、十分な検討が必要です。

3-1.社内に労務担当者がいる

社内に労務担当者がいる場合には、給与計算アウトソーシングを導入せず、内製化を進める方がおすすめです。

これは、給与計算と労務の関係が密接であり、どちらか一方を切り離すことが困難なためです。

給与計算業務のみをアウトソーシングすることで、社内に残る労務事務との齟齬が発生するなど、逆に代行業者とのコミュニケーションや調整に、時間と手間がかかる可能性があります。

社内の労務担当者が機能している場合には、社内で連携して給与計算業務を行うと良いでしょう。

3-2.独自の企業風土がある

他社にはない、独自の企業風土を持つ企業にも、給与計算アウトソーシングの導入はデメリットとなる可能性があります。

アウトソーシングを行う場合、導入時に業務フローの最適化が行われる場合が多くあります。独自の企業風土があると、そうした業務フローの最適化に向けた取り組みが定着しにくい傾向があります。

また、経営者の親族や古くからの社員など、特定の人物に特別な権限がある場合なども、アウトソーシングが上手くいかない場合があります。

独自の経営方法を維持したいという考えの企業は、アウトソーシングの導入には慎重になった方が良いでしょう。

6-1.自社の課題に合わせて依頼する業務内容を選別する

アウトソーシングを導入する場合、自社の課題に合わせて依頼する業務内容を選別することが大切です。

給与計算のほか、人事や労務業務に幅広く対応してくれる給与計算アウトソーシング会社もあるため、自社の課題や導入目的を明確にしておかないと、本来代行を必要としていない業務まで依頼し、余分なコストがかかってしまう場合があるためです。

アウトソーシング業者には、給与計算に関する業務をワンストップですべて依頼できる場合もありますが、業者によっては予算に合わせて部分的に依頼することも可能です。

一方で、アウトソーシングが必要な業務を依頼に含めておらず、後々追加で料金が発生してしまう場合もあるため注意が必要です。

給与計算アウトソーシングを検討する前に、自社の課題を把握しておきましょう。

6-2.給与システムが変更になる可能性がある

給与計算アウトソーシングを行う業者によっては、業者が指定する給与計算システムの導入が必要な場合があるため注意が必要です。

給与計算システムが変更となると、新システムに慣れるまでは自社で行う作業にも時間がかかる可能性があります。

例えば、業者によっては従業員の給与データを管理するための専用プラットフォームやデータベースがあるかもしれません。この場合、企業自体もそのシステムへの移行作業に一定の時間と労力を要するでしょう。

アウトソーシングの導入を検討する場合は、給与計算システムの変更が必要か確認しておくことが重要です。
代行業者によっては、既存の給与計算システムを継続して使用できる場合も多くあるので、業者を選ぶ基準の一つにしても良いかもしれません。

6-3.自社のノウハウが蓄積されない

給与計算全般をアウトソーシングする場合、自社にノウハウが蓄積されない場合があります。

給与計算全般を外注すると、給与計算に関する最新の知識を持つ従業員が社内に在籍していない状態になるためです。万が一、その状態で給与計算アウトソーシング業者を解約し、内製化しようとした場合、専門的知識を持つ担当者がおらず、安定して運用できるまで時間がかかる場合があります。

アウトソーシング先とやり取りをする社員にある程度の知識が蓄積される場合もありますが、専門の人材でないと内製化には不十分な可能性があります。

ただし、今後給与計算業務を再度内製化する予定がないのであれば、社内に専門知識を持った従業員がいなくても特に問題にならないでしょう。

6-4.自社の確認時間が短くなる

給与計算アウトソーシングを導入すると、給与計算業務の工程に代行業者が入ることにより、自社の確認時間が短くなります。

代行業者から納品されたデータに不明点や誤りがあったときに、確認や差し戻しが発生するなど、コミュニケーションに時間がかかるためです。

末締め翌10日払いなど、短い支払サイトで運用している企業はよりタイトなスケジュールになるため、特に注意が必要です。
さらに、休日を挟んだり大型連休があったりする場合、営業日が少なくなり、給与計算業務に使える日数が減るため、代行業者の作業日数を差し引くと自社の確認時間がより一層短くなります。自社の社員が給与計算業務を行う場合は、最悪の場合休日出勤をして対応することもできますが、アウトソーシング業者の場合、タイトすぎるスケジュールの対応や休日対応を断ったり、別料金を請求したりする場合もあります。
最悪の場合、従業員への給与支給が間に合わなくなるリスクもあるため、給与計算アウトソーシングを導入する際には、休日対応の可否や、期限に関するルールの整備や共有、事前確認を徹底することが大切です。