- 事務局代行
キャンペーン事務局とは？業務内容や代行のメリット・費用などを徹底解説
企業が行うキャンペーンの成功には、適切な運営体制が必要不可欠です。
しかし、キャンペーン運営に関する専門知識やノウハウを持っているケースは稀であり、具体的にどのような役割があるのか、どのような流れで運営すれば良いのかと、悩んでいる担当者が多いのが実情です。
本記事では、キャンペーン事務局の概要や具体的な業務の内容・流れなどを網羅的に解説します。あわせて、キャンペーンを成功させるためのポイントや、成功率を高める代行サービスの活用についてもまとめているので、ぜひ参考にしてください。
キャンペーン事務局とは？
キャンペーン事務局とは、企業が実施するキャンペーンの運営を円滑に進めるために編成される組織を指します。
キャンペーン事務局は、キャンペーンの企画段階から応募受付・結果の集計・当選者への連絡・景品の発送など、幅広い業務を担当するのが一般的です。
キャンペーンを成功させるためには、適切な役割分担や管理体制を構築することに加え、個人情報保護法や景品表示法などの法令を遵守する必要があり、専門的な知識やスキルが求められます。
1. キャンペーンの主な種類
企業が行うキャンペーンの種類は、ターゲットに応じて「オープンキャンペーン」と「クローズドキャンペーン」の2種類に分けられます。
「オープンキャンペーン」とは、特定の商品やサービス、または企業そのものの認知度向上を目的としたキャンペーンであり、参加条件を設定せずに誰でも参加できるのが特徴です。
一方「クローズドキャンペーン」とは、ターゲットを既存会員や条件を満たした人などに絞って行われるキャンペーンを指します。実施目的は新規顧客の獲得や既存顧客への還元、満足度の向上などさまざまで、限定的な商品や特典を提供する傾向にあります。
このように、ターゲットと目的によってキャンペーンの内容が異なり、それに応じて事務局の役割や実施業務なども変わってきます。
2. キャンペーンの主な実施方法
キャンペーンの主な実施方法はWebサイト・SNS・はがき応募の3つが主流ですが、それぞれ特徴や強みなどが異なります。
例えば、Webサイトを使ったキャンペーンは、広範囲に告知できるうえ、アクセス解析などの効果測定がしやすい特徴があります。
また、SNSを活用したキャンペーンは拡散力があり、特に若年層や、インフルエンサーを起用して若年層をターゲットにする施策に適しています。
はがき応募は、デジタル環境に不慣れな層や高齢者などを対象としたキャンペーンに用いられる傾向にあります。
このように、メディアごとにターゲット層が異なるため、キャンペーンの目的に合った実施方法を選択することがキャンペーンの成否に直結します。
キャンペーン事務局の業務の流れ
実施するキャンペーンや人員などによって多少異なりますが、キャンペーン事務局の具体的な業務の流れは概ね以下の通りです。
- キャンペーンの企画を立案する
- 市場分析・競合調査を行う
- キャンペーン内容を企画する
- 景品を選定する
- 応募規約を作成する
- 宣伝・広告方法を選定する
- 実施に向けた物理的な準備を行う
- キャンペーンの実施、応募者対応を行う
- 照合・抽選を行い、当選者に景品を発送する
全体を通してそこまで難しい内容ではないものの、工数が多く、キャンペーン事務局が担当する業務は多岐にわたるため、スムーズに実施するためには幅広い知識やノウハウが必要になります。
例えば、応募規約を作成する際は、キャンペーン参加者が安心して応募できるようルールを策定しますが、これには個人情報の取り扱い方法や当選基準、参加資格などが含まれる他、法的な問題点がないかも確認する必要があります。
キャンペーン事務局の具体的な業務内容
ここからは、キャンペーン事務局が行う具体的な業務内容を、「キャンペーンの企画」「キャンペーン前の事前準備」「キャンペーン中の業務」「キャンペーン後の業務」の4つのフェーズに分けてより詳しく解説します。
1. キャンペーンの企画
キャンペーン事務局の業務の多くは準備段階に該当し、大きくは「企画」と「事前準備」に分けられます。キャンペーンが成功するかどうかは、準備段階の綿密さにかかっているといっても過言ではありません。
キャンペーン企画における具体的な業務は、以下のようなステップで実施していきます。
目的・ゴール・ターゲットの設定
まず、キャンペーンの目的・ゴール・ターゲットを明確にしましょう。ここが明確になっていることで、関係者一人ひとりがブレずに業務を実行でき、目的を果たしやすくなるためです。
キャンペーンを実施することで何を達成したいのか、どのような結果になれば達成したといえるのか、どんな人達に向けたものなのかを言語化し、人によって解釈が変わらないよう明確に定義することが大切です。
市場分析・競合調査
次に、キャンペーンに関連する市場や競合の状況を調査・分析します。
キャンペーンの効果を高めるために行うのはもとより、競合他社とは異なる独自性のあるキャンペーンを企画することが望ましいためです。ありふれた内容では高い効果が期待できないことに加え、模倣などのトラブルに発展するおそれもあるため注意が必要です。
キャンペーン内容の企画立案
続いて、キャンペーンの具体的な内容を企画・設計します。キャンペーンを実施すること事態が目的にならないよう、最初に設定したターゲットに対して、目的が果たせる内容であるかどうかを意識しながら企画することが重要です。
この段階では、まずは開始日や実施期間などを早めに決定していきましょう。これによって全体のスケジュールや各作業の期日が決まるためです。
スケジュールを決めたら、プレゼントの内容や参加方法、必要な物品・作業内容・役割などを洗い出していきましょう。
景品の選定
キャンペーンの方向性が決まったら、実際に提供する景品を選定します。
景品はターゲット層に適したものや価値を感じやすいもの、実用的なものなどを選ぶことで参加意欲を高められます。
自社の製品やサービスなど、既に景品が決まっている状態で企画を進行している場合は、改めてキャンペーンの効果を最大化できる景品であるかどうかをチェックしましょう。
応募規約の作成
続いて、キャンペーンに参加するための応募規約を作成します。
応募規約は、実施にあたってのトラブルを未然に防ぎ、トラブル発生時の解決をスムーズにする役割があり、主催者から応募者への説明義務が生じます。
応募規約の具体的な内容には、以下のような項目が該当します。
- キャンペーンの概要
- 参加条件・応募資格
- 個人情報の取り扱い方法
- 禁止事項
- 当選者の選定基準
- 規約への同意を求める文言
応募規約は、応募者に誤解を与えないよう、誰が見てもわかるよう明確でシンプルな内容にすることが重要です。
宣伝・広告方法の選定
次に、キャンペーンの宣伝・広告方法を選定します。
キャンペーン自体の認知度を高めるためには、想定しているターゲットに合わせた適切な方法を選ぶ必要があります。
効果を最大化するために、SNS・Web広告・テレビCMなどを必要に応じて組み合わせる「クロスメディア」を採用するのもひとつの方法です。
2. キャンペーン前の事前準備
ここまでの企画に沿って、当日運営までに必要な物を準備をしていきましょう。具体的には以下のような業務が挙げられます。
- 各種窓口の編成（コールセンター・私書箱など）
- Webページや応募フォームの作成
- 運営マニュアルの作成
- 応募者向けFAQの作成
- 印刷物や備品の手配・準備
- キャンペーン景品の準備
- 広告・宣伝活動の実施
この中で特に重要なのが、運営マニュアルとFAQの作成です。
運営マニュアルを作成しておくことで、関係者全員が共通認識を持ち同じ基準で業務を進められるため、トラブルの防止に大いに役立ちます。
また、応募者向けのFAQを作成しておくことで、応募者自身で疑問点を解消できる可能性が高まるため、問い合わせや対応する手間の軽減が期待できます。
3. キャンペーン中の業務
実際にキャンペーンが始まったら、以下のような応募者対応がメインとなります。
- 問合せ対応（電話・メール・DM・SNS）
- 応募受付（ハガキ・WEB・SNS）
- 応募状況の記録・システムへの入力
- 応募条件との照合
キャンペーンの運営は、企画段階で設定した内容に基づき、多くの業務を並行して進行させていく必要があります。
それぞれの業務は比較的単純なものの、数が多くマルチタスクとなるため、細かなミスが発生しがちです。実際の現場では、些細なミスや対応の遅延などが参加者の不満やクレームにつながる可能性があるため、慎重に作業を進めましょう。
可能であれば、マニュアルに問い合わせへの対応方法や回答集なども記載しておくことで、対応品質の大幅な向上が期待できます。
また、応募条件を設定している場合は、不正を防止するため応募者が規定の条件を満たしているか照合する必要があります。条件を満たしていない応募者が見つかった場合は、その時点で抽選対象から除外しておきましょう。
なお、ハガキによる応募を受け付ける場合は、送り先によっては盗難や紛失などのトラブルが発生するリスクがあるため、外部サービスの私書箱などを利用するのもひとつの方法です。
4. キャンペーン後の業務
キャンペーンの応募期間終了後は、以下のような業務を行う必要があります。
- 応募結果の集計
- 当選者抽選
- 当選者への連絡（必要に応じて）
- 商品の梱包・発送
- 全体を通しての振り返り
当選者の発表方法は、実施したキャンペーンの種類や方針などによってさまざまです。当選者と何らかのコミュニケーションを取りたい場合は直接連絡し、そうでない場合は景品にメッセージを添えて発送するだけでも構いません。ただし、発表方法は事前に決めておき、応募規約に盛り込んでおく必要があります。
また、応募によって取得した個人情報は、個人情報保護法に基づいて適切に管理する必要があります。キャンペーン終了後は長期間保管せず、適切な方法で破棄しましょう。
すべての応募者対応が完了したら、最後に企画段階で設定した目的やゴールが果たせたかどうかを振り返りましょう。応募データの集計・分析、実施にあたっての改善点などを洗い出せると、次回以降のキャンペーンがより良いものになるはずです。
キャンペーン運営を成功させる5つのポイント
キャンペーン事務局を運営する際は、以下の5点に注意しましょう。
1. 進捗管理を徹底する
キャンペーン運営業務を成功させるためには、進捗管理を徹底することが重要です。単体で見ると比較的単純作業が多いものの、マルチタスクで大量に処理するという性質上、煩雑になりがちだからです。
進捗管理が曖昧だとミスや遅延が発生するリスクが高まり、キャンペーンそのものの信頼性を損なったり、運営者のイメージに悪影響を与えたりすることにもなりかねません。
こうしたリスクを避けるためには、タスクの優先順位や手順を明確にし、常に進行状況を正確に把握することが求められます。事務局の人数が多くなるほど連携ミスやコミュニケーションエラーが発生しやすくなるため、タスク管理ツールなどを活用して、進捗の可視化や全体共有などの対策を講じましょう。
2. 素早く丁寧に対応する
キャンペーン中は、あらゆる作業を素早く丁寧に行うことが大切です。不適切な対応をしてしまうと応募者の不満やクレームにつながり、インターネットやSNS上でネガティブな情報を拡散される恐れがあるためです。
たった1つの対応ミスが炎上騒動に発展し、運営者のブランドイメージに著しい悪影響を及ぼした事例も存在します。キャンペーンの方法を問わず、悪い評判が瞬く間に拡散されてしまうリスクがあることを、担当者一人ひとりが理解しておく必要があります。
対応のスピードとクオリティを担保するためには、応募者用のFAQの設置や、スタッフ用のマニュアル作成が効果的です。FAQを設置することで問い合わせの件数を減らし、混雑の軽減が期待できます。また、マニュアルを整備しておくことで、応対するスタッフのクオリティや対応速度を一定水準まで高めることができるでしょう。
3. 各種法令・使用メディアのガイドラインを遵守する
キャンペーンを実施する際は、関連する各種法令や使用メディアのガイドラインを必ず遵守する必要があります。
例えば、景品表示法や個人情報保護法に違反した場合、関係省庁から罰則が科されるだけでなく、企業の評判や信頼性を大きく損なう可能性があります。
また、SNSや各プラットフォームの規約やガイドラインに違反した場合、違反内容や程度によってアカウントを凍結・削除されるリスクがあります。
このようなトラブルを防止するためには、キャンペーン実施前に調査を行い、法令やガイドラインに抵触していないかを確認することが重要です。ただし、法律に関する専門知識が求められるため、社内で対応しきれない場合は代行業者や弁護士などのプロに相談することも検討しましょう。
4. 個人情報の管理・セキュリティ対策を徹底する
キャンペーン運営において最も重要といえるのが、適切な個人情報の管理です。キャンペーン中に取得する個人情報は非常にデリケートなデータであり、万が一漏えいした場合は重大なトラブルや法的な問題に発展する可能性があるためです。
個人情報保護法における「個人情報」とは「個人を識別できる情報」のことであり、取り扱いにあたってのルールが定められています。キャンペーン運営に関係する部分でいえば、以下のようなものが挙げられます。
- どのような目的で個人情報を利用するのか具体的に特定する
- 個人情報の利用目的は、事前にホームページなどで公表しなければならない
キャンペーンの実施にあたって大勢の個人情報を扱うことになるため、このようなルールをしっかり把握しておくことはもちろんのこと、外部からアクセスできないよう厳重な保管方法や管理体制を整備しておく必要があります。
また、このような情報は運営に関わる関係者全員が認識しておく必要があるため、別途研修を実施することも検討しましょう。
参考：政府広報オンライン「 個人情報保護法を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？」
5. 状況に応じて代行（アウトソーシング）も検討する
ここまでキャンペーン運営のノウハウを解説してきましたが、スムーズに運営するには相当なリソースやノウハウ、経験が必要です。
応募者対応・景品の発送などは、キャンペーンの規模が大きくなるほど多くの人手が必要になります。人的なリソース以外にも、スムーズに運営するためのノウハウや、法律に関する専門知識も求められます。
社内でキャンペーン運営や法務に関する専門部署や人材が揃っているケースは稀であり、社内で全てを完結させるのが難しい場合もあります。リソースや運営ノウハウに不安が残る場合は、キャンペーン事務局の代行サービスを利用するのもひとつの選択肢です。
キャンペーン事務局代行を活用する4つのメリット
事務局代行業者は豊富な経験と専門知識を持っており、キャンペーン運営を効率的かつ効果的にサポートしてくれます。代行業者を活用する主なメリットは以下の4点です。
- 人手不足を解消できる
- 顧客満足度が向上する
- コストパフォーマンスが向上する
- プロの視点から分析・改善提案を受けられる
1. 人手不足を解消できる
多くの企業において、キャンペーン事務局の業務は通常業務と並行して行われることが多いため、どうしても人手不足に陥りがちです。
リソース不足でキャンペーン運営に十分な時間とリソースを割けないことで、キャンペーンそのもののクオリティが低下したり、トラブルが発生するリスクが高まったりします。また、本来行うべき通常業務が中途半端になるケースや、残業時間の増加といった二次的な問題に発展するリスクもあります。
事務局代行を活用することでこうしたリソース不足を解消できるため、自社のスタッフの負担が軽減され、本来のコア業務に集中しやすくなります。
2. 顧客満足度が向上する
キャンペーン事務局代行を活用することで、顧客満足度の向上も期待できます。豊富な経験と専門的なノウハウがあるため、適切かつスピーディーな対応が可能になるためです。
自社で内製化する場合と比べて不備やミスが少なく、トラブルの発生率を大幅に軽減できるため、結果的に参加者からの信頼感や満足度が向上します。さらにその先で、企業に対するイメージやロイヤルティが高まり、リピーターやファンの増加も期待できます。
顧客対応の質を高めることで、キャンペーンそのものが企業のイメージや評価を高める機会にもなり得るのです。
3. コストパフォーマンスが向上する
キャンペーン運営業務を外部委託することが、結果的にコスト削減につながる場合もあります。
自社でキャンペーンを運営する場合、専任のスタッフを配置する必要がありますが、キャンペーン関連にかかった自社スタッフの人件費を正確に算出するのは難しく、想定以上に見えないコストが発生しているケースが少なくありません。
また、人手不足を解消するために、一時的にアルバイトや派遣スタッフを雇用したり、その人材をキャンペーン用に教育したりと、結果的に多くの人件費や教育コストが発生します。
事務局代行にもコストは発生しますが、教育の必要はなく、短期間で効率的に業務を進められるため、自社でゼロから運営体制を整えるよりも、結果的にコスト削減につながるケースが多いのです。
4. プロの視点から分析・改善提案を受けられる
事務局代行を利用することで、プロの視点からの分析や改善提案を受けられる点も大きなメリットです。代行業者は豊富なキャンペーン運営経験を持っており、成功・失敗のパターンを熟知しているためです。
単に運営業務を委託するだけでなく、キャンペーン全体を通して、次回以降の施策にも反映できる効果的な改善案や知見を得られる場合があります。
依頼した代行業者によって内容は異なりますが、プロの視点から得られるフィードバックは自社内のリソースや知識だけでは得られない貴重なものであり、今後のキャンペーン効果の向上に大いに役立つはずです。
キャンペーン事務局代行に依頼できる業務
キャンペーン事務局代行に依頼できる業務は概ね以下のようなものです。
- キャンペーン企画の立案
- 事務局体制構築支援
- 応募者対応
- 応募者データ管理
- 当選者管理
- 景品の梱包・発送・保管
- クリエイティブ制作
- SNS・広告の運用代行
- キャンペーン後の分析・改善提案
ただし、代行業者によって提供されるサービスは異なります。自社が必要としている業務に対応できるかどうか、依頼前に必ず確認・相談することが重要です。
自社の状況に応じて、企画段階から最後まで伴走してくれたり、リソースが不足している部分のみスポットでサポートしてもらえたりと、臨機応変に対応してくれる傾向にあります。
失敗しないキャンペーン事務局代行の選び方は後述します。
キャンペーン事務局代行の費用相場
キャンペーン事務局代行の費用は依頼内容によって大きく変動しますが、1プロジェクトあたり10万円程度からが費用相場となります。
例えば、応募者対応や問い合わせ対応などの基本的な業務だけを依頼する場合と、商品の発送・データ集計・分析や改善提案なども含めて依頼する場合では、費用に大きな差があります。
問い合わせ対応や応募データの管理、応募フォームの設計など、標準的な業務を依頼する場合の費用は数十万円程度、キャンペーン全体の企画・設計から包括的に依頼する場合は、数百万円になる場合もあります。
余計なコストをかけないためにも、まずは自社のリソースやノウハウを洗い出し、不足している部分をもとに相談してみると良いでしょう。
失敗しないキャンペーン事務局代行業者の選び方
最後に、失敗しないキャンペーン事務局代行の選び方や比較ポイントを3つ紹介します。
1. 自社のニーズに対応できるかどうか
まず確認すべきことは、代行業者が自社のニーズに対応できるかどうかです。業者によって対応できる業務範囲や規模が大きく異なるためです。
例えば、基本的な応募者対応やデータ集計の他に、印刷物やWebサイトなどのクリエイティブ制作も依頼したいといった場合、代行業者で対応できない部分は他の業者を探さなければなりません。
窓口が増えると連携がとりづらくなり、クオリティにばらつきが生じる可能性があるため、1社にまとめて包括的に依頼できるのが理想です。
また、適切な内容と価格で依頼するためにも、自社に何が不足しているのか、どこを手伝ってほしいのかを事前に明確にしておくことが重要です。
2. 豊富な実績やノウハウがあるか
キャンペーン運営代行に限ったことではありませんが、豊富な実績やノウハウがあるかどうかも重要な比較ポイントです。実績が豊富な業者は、予期せぬトラブルやリスクに対しても適切に対応できるため、安心して任せられるためです。
過去のキャンペーン実績やクライアントからの評価、成功事例を参考にすることで、その業者が信頼できるかどうかをある程度判断できます。
中でも特に注目したいのは、自社が行おうとしているキャンペーンと似た業界・内容・規模の実績があるかどうかです。自社やキャンペーンの属性と近しい経験があればあるほど、スムーズな運営が期待できるでしょう。
3. セキュリティ対策は万全か
セキュリティ対策の方法や内容も、代行業者選びで必ず確認すべきポイントです。キャンペーンでは大勢の個人情報を法令に沿って適切に管理する必要があるためです。
特に、応募フォームやデータ管理システムを使用する際は、業者がシステムを適切に扱えるかどうか、どのようなセキュリティ対策を講じているかを確認することが不可欠です。
例えば、データの暗号化・アクセス権限の制限・不正アクセス防止策など、複数のセキュリティ対策を実施していることが望ましいといえます。あわせて、業者が個人情報保護法に準拠した運営を行っているか、セキュリティに関する認証や実績があるかどうかも確認しておきましょう。
まとめ
キャンペーンの運営・成功に必要不可欠なキャンペーン事務局。適切に運営できれば企業のブランドイメージや顧客満足度の向上が図れる反面、運営方法を誤ると大きなトラブルに発展するリスクも併せ持っています。
キャンペーンをトラブルなくスムーズに運営するためには、事前の綿密な準備に加え、ある低喉専門知識やノウハウが求められます。自社で完結するのが難しい場合は、社外の専門家や代行業者に頼るのもひとつの方法です。
シティコンピュータ株式会社では、目的に応じて事務局の企画段階から後作業まで最適な方法やアプローチを提案し、目標達成を後押しする事務局代行サービスを提供しています。
事務局運営や代行をご検討の場合はお気軽にご相談ください。
