事務局代行・アウトソーシングとは？対応できる業務や費用・選び方などを解説

事務局代行サービスとは？

事務局代行サービスは、企業や団体が行うイベントや会議などの企画や事前準備、当日運営などを専門業者に委託・外注できるサービスです。

事務局代行サービスを活用することで自社の負荷を大きく軽減できるため、人材や時間などの社内リソースをより重要なコア業務に集中させられるメリットがあります。

また、専門性の高い業者に委託することで、自社で内製化するよりもスムーズに各種イベントを遂行・完了できる可能性があります。

事前準備・当日運営・事後フォローなど、事務局が担う業務は多岐にわたり、社内リソースだけでは運営しきれないケースも珍しくありません。このような状況を解決するため、事務局代行サービスを利用する企業が増加しています。

【代行可能】依頼できる事務局の種類

「事務局」とひとくちに言ってもさまざまな種類があります。ここでは、事務局代行サービスに依頼できる以下4種類の事務局を紹介します。

1. イベント事務局

イベント事務局は、各種イベントやセミナーを運営する事務局です。イベント事務局の主な業務は以下の通りです。

特に、初めてイベントを開催する場合や、イベント関連業務の効率化を図りたい場合に事務局代行サービスが役立ちます。

また、今後も継続的にイベントを実施していく場合は事後業務にも注力し、実施内容を分析しながらPDCAサイクルを回していくことが重要です。

2. キャンペーン事務局

キャンペーン事務局は、企業が実施するさまざまなキャンペーンを滞りなく実施・運営しつつ、キャンペーン効果の最大化を目指す事務局で、主な業務は以下の通りです。

キャンペーン業務そのものは比較的シンプルなものの、応募者数が増えれば増えるほど業務量や処理時間が増加する特徴があります。

応募数が想定を上回ると、社内の通常業務にまで支障が及ぶ可能性があるため、規模が大きくなることが予想される場合は事務局代行サービスに委託してしまうのもひとつの方法です。

3. 研修・セミナー事務局

規模や内容によっては、社内外で実施する研修・セミナー運営にも事務局を設置する場合があります。

社内向けの場合は自社のリソースで完結させるのが一般的ですが、社外に向けて実施する場合は、メインコンテンツは自社で実施し、来場者対応などの業務は事務局代行サービスなどの専門業者と連携して運営する傾向にあります。参加者がストレスなく参加できるよう、十分なリソースを確保して質を担保する必要があるためです。

事務局代行に依頼する場合は、事前準備・当日対応のほか、参加者に対するアンケートの実施や、今後の運営に関する改善提案なども行ってくれる場合があります。

4. 学会事務局

大学や団体が研究成果などを発表・共有する学会にも事務局が欠かせません。学会運営には、事前準備や当日運営のほかに、以下のような事務作業も発生するためです。

学会そのものの運営と上記事務作業を滞りなく実施するには、ある程度の慣れや専門スキルが必要です。このような雑務を運営代行サービスなどに委託してしまえば、運営者や研究者は学会の進行や発表に集中できるでしょう。

【代行可能】依頼できる業務内容

事務局代行サービスに依頼できる主な業務内容は以下の6つです。

1. 企画立案業務

事務局代行サービスのなかには、事前準備や当日運営のサポートだけでなく、企画立案段階から依頼できるものもあります。実績が豊富な事務局代行業者は、多くのイベントに携わるなかでノウハウを蓄積してきているためです。

自社でキャンペーンやイベントを開催したいと考えつつも、効果的なやり方や必要な準備、具体的な実施方法などのノウハウが無い場合は、企画立案業務を依頼できる事務局代行に協力してもらうのもひとつの方法です。

2. ホームページ・LP作成業務

ホームページ・LP（ランディングページ）の作成業務を依頼できる事務局代行サービスもあります。

自社にWeb制作のノウハウがなくても、実施するイベントやキャンペーンのWeb広報ページや、イベント参加者が利用するマイページ機能など、目的・用途に合わせたものを導入できます。

自社のWeb戦略の拡充や参加者の利便性向上を図りたい場合などは、Webページ作成業務を依頼できる事務局代行サービスを選びましょう。

3. 受付・問い合わせ対応

イベントやキャンペーンの受付・問い合わせ対応も代行可能です。

連絡手段は電話・メール・SNS・チャットなどさまざまであり、種類が多くなればなるほどオペレーションが複雑化します。これらの窓口を事務局代行サービスに委託すれば、どのチャネルでも一定の品質でスムーズに対応できます。

データ入力を依頼できる代行業者であれば、受付や問い合わせと並行して、参加者や顧客のデータベースを構築することも可能です。

自社の担当者が問い合わせ対応に追われることがないため、イベント準備やより重要な業務に集中できる環境を作れるでしょう。

4. 各種事前準備

イベントやキャンペーンの実施に必要な事前準備も委託できます。事務局の種類によって多少異なりますが、具体的には以下のようなものが挙げられます。

機材や備品の手配や搬入は、わずかなミスが大きなトラブルに発展する恐れがあるため、特に注意が必要な業務です。

また、使用する機材によっては、専門知識や技術がなければ使いこなせないものもあるため、当日対応も含めて扱いに慣れている事務局代行に依頼できると安心です。

5. イベント当日の準備・運営

イベント当日は準備・運営・撤収作業と多くの作業が発生します。事務局代行サービスに依頼する業務の多くはこの当日業務であり、以下のようなものが挙げられます。

6. 事後処理・フォロー業務

イベントやキャンペーンの事後処理・フォロー業務も委託できます。

より良いイベント運営を行うには、イベントの効果や参加者の満足度などを図るための分析や改善が欠かせません。しかし、ほとんどの企業は効果的な事後業務のノウハウを持っていないのが実情です。

事務局代行サービスには、回収したアンケートの集計やレポート・議事録の作成、次回に向けた改善提案まで行ってくれるものもあるため、積極的に活用すると良いでしょう。

また、出欠状況の取りまとめやDM・資料の送付など、参加者と継続的な関係を築くためのフォロー業務なども代行してくれます。

事務局代行サービスのメリット

事務局代行サービスを活用するメリットは以下の4つです。

1. 自社の負担を軽減できる

事務局運営に関する自社の負担を軽減できるのは、事務局代行サービスを利用する大きなメリットです。

事務局運営専門の人材や部署を設置している企業はほとんどなく、臨時的に運営チームを編成し、通常業務の合間に事務局業務を行うのが一般的です。

しかし、企画の立案・事前準備・当日対応・事後対応と事務局の業務は多岐にわたり、多大な労力と時間を要します。すべての業務を自社で行おうとした場合、通常業務に支障が出たり、そもそもリソースが足りなかったりするケースも少なくありません。

さらに、事務局業務に不慣れな場合は、ひとつひとつの作業効率が悪くなりがちで、さまざまなトラブルに発展する恐れもあります。

事務局代行サービスを上手に活用することで、このような課題をまとめて解決できる可能性があるのです。

2. 質の高い事務局運営が実現できる

質の高い事務局運営を実現できるのも、代行サービスを利用するメリットです。事務局代行業者を使うことで、社内にはない専門性と蓄積したノウハウを運営業務のあらゆる面に取り入れられるためです。

代行実績が多ければ多いほど、より効率的な運営方法や業務プロセスを熟知しており、発生し得るトラブルの種類やその対処方法、リスクの軽減策などにも精通しています。必然的に、自社のリソースだけで賄う場合に比べて、イベントやキャンペーンの成功率が高まるでしょう。

また、サービス品質の向上に力を入れている業者であれば、最新のトレンドやノウハウを積極的に採用するため、より高度な事務局運営を実現できる可能性があります。

3. セキュリティリスクを軽減できる

セキュリティリスクを軽減できるのも、事務局代行サービスを活用するメリットです。業者によって基準や方法は異なりますが、個人情報の管理やコンプライアンスの遵守に関する基準やガイドラインを設けているためです。

自社で事務局運営を行う場合は、普段から機密情報を扱い慣れている部署・スタッフでもない限り、さまざまなリスクがつきまといます。万が一、スタッフの不手際で個人情報や機密情報が漏れてしまったら、企業の信用問題に関わる大きなトラブルにも発展しかねません。

適切にセキュリティ対策を行っている事務局代行業者であれば、このようなリスクは最低限に抑えられるでしょう。

4. 効果的なフィードバックを受けられる

イベントやキャンペーン終了後、効果的なフィードバックを受けられるのも事務局代行サービスを利用する大きなメリットです。

イベントやキャンペーンの実施には必ず何らかの目的があり、その目的を果たせたかどうかが重要な評価基準になります。また、今後より良い事務局運営を行っていくためには、実施した内容の振り返りや分析をもとに、業務のこまめな改善が欠かせません。

事務局代行サービスには、参加者アンケートの作成や集計、レポートの作成なども依頼できるため、客観的な分析・評価に大いに役立ちます。あわせて、プロの視点から具体的な改善提案をしてもらうのも非常に有効です。

事務局代行サービスのデメリット

メリットの多い事務局代行サービスですが、以下のようなデメリットがあることも理解しておく必要があります。

1. 社内にノウハウが蓄積しづらい

事務局代行に限ったことではありませんが、アウトソーシングサービスには社内にノウハウが蓄積しづらいデメリットがあります。業務を外注することで、自社のスタッフが経験するはずだった業務や課題解決の機会などが失われてしまうためです。

また、事務局代行サービスに依存しすぎると、業務内容やフローのブラックボックス化を招き、委託を解除した際に業務遂行がままならなくなってしまう恐れがあります。また、委託の割合が多すぎると担当者のモチベーションが低下する可能性もあります。

先々で事務局業務の内製化を考えていない場合でも、業者への丸投げは避け、作業ノウハウの習得やマニュアル化などの予防策を講じておくことが大切です。

2. コストが増大する可能性がある

事務局代行は、依頼する内容や範囲などを適切にコントロールしないと、想定以上にコストが増大する可能性があります。細かな作業まですべて委託すると、そのひとつひとつにオプション料金が加算されてしまうためです。

業者によって料金設定は異なりますが、委託する業務の種類・範囲・規模・期間などによって変動するのが一般的です。

余分なコストをかけないためには、発生する業務を洗い出し、委託する業務を明確化したり、自社で賄える範囲を模索したりすることが求められます。

ある程度自社で業務を担うことで、事務局業務のブラックボックス化を回避できるうえ、自社でノウハウを獲得することにもつながります。

3. 情報漏洩リスクがある

これも事務局代行に限ったことではありませんが、アウトソーシングサービスの利用には情報漏洩リスクがあることも理解しておく必要があります。業務を委託するにあたって、社内の機密情報や製品・サービスノウハウ、顧客情報などを代行業者に共有する必要があるためです。

情報漏洩リスクを最小限に抑えられるよう、社内で情報管理統制を整備しておくことに加えて、セキュリティ対策やコンプライアンス遵守において十分に信用できる代行業者を選ぶことが大切です。

4. 組織のガバナンスが低下する

事務局代行を利用することで、組織のガバナンスが低下する可能性があります。ガバナンスとは、企業経営の健全性を保てるよう、業務を監視・統制する仕組みのことです。

一部または全部の業務を外部に委託することで業務工程の細部まで目が届きにくくなり、適切な品質管理がしづらくなるためです。

業務は委託したとしても、イベントやキャンペーンの運営主体はあくまで自社です。代行業者に任せきりにせず、密にコミュニケーションを取ったり、自社の一部門だと思って適切に監視・統制できる仕組みを整えたりする必要があります。

事務局代行を選ぶ3つのポイント

自社に合った良い事務局代行を選ぶために、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

1. 依頼したい業務に対応できるか

自社が依頼したい業務に対応できるかどうかは、事務局代行を選定する際に必ず確認すべきポイントです。代行業者によって対応できる業務の種類・範囲・規模などが大きく異なるためです。

具体的には「企画から事後フォローまですべて対応可能」「当日の運営代行のみ可能」「一部業務のみ切り出しで対応可能」などが挙げられます。

無駄なく必要な部分だけを委託するためには、自社でどこまでできるのか、どの業務・範囲を委託したいのかをできるだけ細かく洗い出しておく必要があります。

2. 実績の有無と内容が自社に合っているか

実績の有無とあわせて、その内容が自社に合っているかどうかも重要です。自社と近しい業界・業種・規模の代行実績があれば、トラブルなくスムーズに業務を遂行してくれる可能性が高まるためです。

実績が多いに越したことはありませんが、それだけでは自社の領域における品質を図る基準にはなり得ません。イベントの規模ひとつ取ってみても、数十人規模と数百人規模とではオペレーションの方法や起こり得るトラブルなどが大きく異なります。

トラブルなくイベントを運営することはもとより、イレギュラーにも柔軟に対応できるよう、近しいイベントの実績がないか確認してみることをおすすめします。

3. セキュリティ対策が適切かどうか

セキュリティ対策も重要なチェックポイントです。業務を代行するにあたり、自社の機密情報や顧客の個人情報を共有する必要があるためです。

しかし、代行業者によって方針や取り組み内容が異なるうえ、実際に記載されている内容を実行しているかどうかを確認するのは困難です。

セキュリティ対策については、プライバシーマークやISMS認証など、第三者機関の認証を受けているかどうかをひとつの判断材料にすると良いでしょう。

IT系企業のビジネスイベントの運営

IT系企業である同社は、自社が企画・運営するビジネスイベントの事前準備、当日対応において社内のリソース不足を理由に事務局代行サービスを利用しました。

問い合わせに対する一次対応を委託することで同社の個別対応業務を大幅に削減できたため、より重要な運営業務に専念できたことに加え、顧客のデータベースを作成したことで、その後の関係構築にも貢献いたしました。

機械設備系の展示会の1次対応

400社にも及ぶ大規模なイベントのため、最も作業量が多く煩雑になりやすい1次対応部分を事務局代行サービスに委託しました。

1次対応には申請内容や図面のチェックなども含まれており、同社の担当者は2次チェックのみを担当することでダブルチェックの体制を構築しました。

事前の対応業務の大部分を委託したことで、同社の業務負担が大幅に軽減され、ミスやトラブルもなくスムーズに当日を迎えることができました。

自社主催のSDGsイベントの運営

同社は、来場者の事前対応と、登壇者のプレゼン資料の管理業務を事務局代行に委託しました。

特に、このイベントで扱ったプレゼン資料の形式はさまざまであり、ファイルサイズ・動画の動作・音声の有無・誤字脱字など、チェック内容も多岐にわたりました。事前に受け取った資料が問題なく動作するかチェックし、クラウド上の共有フォルダに格納するところまでを委託し、同社の担当者は2次チェックのみを担当しました。

同社の業務工数が大幅に削減されたことで、登壇者対応や会場設営などのコア業務に集中でき、質の高いイベントを実施できました。

まとめ

事務局代行サービスで目標達成！事務局運営の課題はシティコンピュータが解決

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企業や団体が行うさまざまなイベントの企画・事前準備・当日運営などを一部、または全部委託できる事務局代行サービス。

事務局運営に特化した専門知識やスキルなどを外部から取り入れられるうえ、自社のノウハウ・リソース不足などを解決できる有効な手段として、多くの企業が利用しています。

多くのメリットがある一方で、アウトソーシングサービス特有のデメリットもあるため、その性質を正しく理解したうえで利用することが大切です。

シティコンピュータ株式会社では、目的に応じて事務局の企画段階から後作業まで最適な方法やアプローチを提案し、目標達成を後押しする事務局代行サービスを提供しています。

データ入力や人材派遣も利用できるほか、プライバシーマークとISMS認証を取得しており、セキュリティ対策も万全です。

事務局運営や代行をご検討の場合はお気軽にご相談ください。