企業から見たテレワークのメリット・デメリット。電子化でテレワークを効率化。
今回は”企業から見た”テレワークのメリット・デメリットをお届けします！
企業から見たテレワークのメリット
生産性の向上
疲れないこと…それが生産性UPの近道です。
満員電車で通勤→それだけでエネルギーを消費し、少し（かなり？）疲れた状態で出社している人も少なくありません。
テレワークを導入することで、社員は通勤時間分を睡眠や趣味の時間に充てることが可能になります。 体の健康と心の栄養が満たされることで、業務への意欲や集中力が高まり、生産性の向上に繋がります。
離職率の低下
何度も新人さんを採用し、仕事を教え…なのに覚えたころに辞めてしまう…離職率の高さは企業や現場にとって大きな損失です。テレワークの導入は、離職率の低下に繋がります。
また、退職する人の中には、仕事を続けたくても続けられない人も多くいます。介護、出産、育児、配偶者の転勤、持病の悪化…それぞれの事情に合わせて働くことができるテレワークを導入することで、企業は人材を確保し、社員は生活を守ることができる可能性が高まるのです。
コストの削減
真っ先に思いつくのは、通勤手当かと思います。社員はたくさん寝ることができ、企業は通勤手当が削減できる…！まさにWin‐Winの関係です。
さらに、テレワーク導入と同時に書類を電子化すれば、印刷にかかる紙やインクなどの費用・書類の保管料なども最小限にすることが可能になります。
企業によっては、オフィス自体も不要になるかもしれません。テレワークは家賃という固定費を削減する可能性をも秘めているのです。
スキャン代行による電子化サービス
シティコンピュータでは、お客様の電子化によるテレワークやコスト削減を推進するために高品質なスキャンサービスを提供しています。
例えば、大都市圏であれば地代家賃が高額になりますので、書類を電子化することは保管スペースの削減につながり、結果的に現状より小さいオフィスに移転が可能となります。
ほか、オフィスレイアウトが自由に変更できる場合は、今まで書類の保管スペースで使用していた場所を会議スペースとして活用すれば、出社した際に打ち合わせ場所が足りなくなることもありません。
スキャンサービスを利用し、書類の保管をスペースを削減することでテレワークの生産性が向上しますので、テレワークは電子化をすすめるチャンスとも言えます。
A2サイズよりも大きなサイズをスキャンする場合、複数のA4サイズに分割して、それを繋ぎ合わせる方法があります。ただ、繋ぎ合わせた箇所に線が残ったり、多くの作業時間が必要になってしまうために、あまりお勧めはできません。それであれば、A2サイズよりも大きな書類（図面や資料など）に対応した、シティコンピュータの大判スキャンサービスをご利用ください。高品質なスキャンサービスをご提供しています。
弊社のスキャン代行サービスは、オフィスに眠る大量の紙文書を安心してお預けいただけます。通常、スキャンサービスで扱う紙文書は機密文書であることが多いため、紙文書の運搬もスキャン作業も廃棄も万全のセキュリティ体制で実施しています。また、社外に持ち出せない紙文書については、専門知識を持ったスタッフがお客様のオフィスにてオンサイトスキャンを実施。30年以上のBPOの実績のシティコンピュータならではの高品質なスキャンサービスを提供いたします。
企業イメージの向上
テレワークを導入している＝働きやすい環境を提供している企業と言えるので、企業のイメージ向上にも貢献するのではないでしょうか。
（個人の感想ですが、実際、新型コロナウイルスが日本国内で拡大の兆しを見せた2月頃…真っ先にテレワークを取り入れた企業様のニュースは、良いイメージとして強く印象に残っております。）
緊急事態のリスクの分散
テレワークの導入は、BCP（事業継続計画）対策にもなります。
BCP（Business Continuity Plan）とは、企業が緊急事態に直面した場合に、「事業を継続」または「早期に復旧」するにはどうしたらよいのか？といった手段や方法などを計画することを指します。
地震や台風等の大規模災害で会社の建物が損壊する・交通手段が断たれる、今回のように感染症の拡大を防ぐために外出の自粛が必要になる…。こういった場合でも、テレワークを導入していれば、社員が安全な場所で業務を行うことができ、＝事業を継続することが可能となります。
重要な業務を「日常的に」「どこから」でも行えるようにすることで、リスクの分散を図れるのです。
企業から見たテレワークのデメリット
勤怠管理が難しい
出社するのであれば、タイムカードを押すことで勤務時間の証明になり、勤務態度は上司や周囲の目があります。しかしテレワークでは、勤務時間や労働実態を直接管理することはほぼ不可能に近いでしょう。長時間労働や逆にサボってしまう人も出てくるかもしれません。
解決案
パソコンの操作ログの管理ツールを取り入れるなど、社員の勤怠状況を知るためのシステムを活用するのも一つの手です。操作ログの管理ツールは長時間労働やこっそり残業、こっそり休日出勤の把握にも役立つので、働きすぎている社員への声掛けや業務内容の振り分けの見直しのきっかけにもなるのではないでしょうか。
運用ルールをしっかり作り、企業側も社員側も損をしないシステム作りが必要です。
セキュリティ管理が難しい
テレワーク、特に心配なのはセキュリティではないでしょうか。ウイルス対策ソフトやシステムの導入など、最低限必要なことは企業側が準備できますが、あとは社員の行動にかかっています。例えばテレワークを行う場所は自宅とは限りません。カフェや天気のいい日は公園で仕事をする人もいます。
解決案
しっかりとルールを決め、何に気を付ければいいのかを具体的に分かりやすく、社員に伝えることが大切です。
- 盗難や紛失には十分に気を付けること
- のぞき見されない環境で業務を行うこと
- 公共のWi-Fiを利用する際のリスクの周知
- 自宅以外でのテレワークはコワーキングスペースやシェアオフィスに限定する
- セキュリティインシデントが起きてしまった場合の連絡先や対処方法 など
社員間のコミュニケーションが減る
コミュニケーションが減ると、直接の会話では伝わる ”微妙なニュアンス” が伝わらず、情報共有がうまくいかない場合も出てきてしまいます。チームワークが悪くなってしまうと業務効率が低下してしまうことも。
解決案
・リアルタイムでやり取りできるチャットツールを利用する
・お互いの表情が見えるビデオ通話を利用する
意識して「雑談」を取り入れるとチームワークが向上する、という例もあります。 ビデオ通話等を利用して、テレワークのデメリットを補ってみてはいかがでしょうか。
まとめ
デメリットを補うための課題は多くありますが、新型コロナウイルスの拡大を防ぐというのは、今、最も大きなメリットではないでしょうか。
テレワークができない業種も多くあり、私たちの日常の多くはその方たちに支えていただいています。その方たちのリスクを減らすためにも、どんどんテレワークが普及し、1日でも早い収束の助力になったらいいのに…と思います。
ここまで読んでいただきありがとうございました！お身体にお気をつけて。
関連サービス
・サービス紹介：電子契約
テレワークを導入する際、書類の管理・共有が最大の課題の一つになります。
電子化すれば、書類を社外からでも見られるようになるので、より多くの業務をテレワークに移行することが可能になります。
「スキャンサービス」「電子契約の導入」をご検討されているお客様は、お気軽にシティコンピュータまでご相談くださいませ。
