働き手から見たテレワークのメリット・デメリット。電子化でテレワークを快適に。
最近は「テレワーク」という言葉を一日一回は聞くようになった気がします。
私の勤務体系は、もともと週の半分が在宅勤務でしたが、緊急事態宣言以降は解除後も最低限の出社となり、ほとんどの日は在宅勤務になっています。
ということで、今回は自身の体験を通したメリット・デメリット+在宅勤務の時に気を付けていることをまとめてみました！
在宅勤務のメリット
自由な時間が増える
在宅勤務の良いところは、時間を自由に使えることです。通勤時間が0になるので、就業開始時間直前までが自分の時間になります。
朝一で洗濯物が干せ、昼休憩の時間に宅急便の荷物を受け取ることができ、就業時間が終わると同時に掃除や晩御飯の用意をすることができます。
趣味や勉強の時間も増やすことが可能になるので、1日の満足度が高く感じられる…かもしれません。
電車に乗らなくていい
遅刻しないように数本早めの電車に乗っている方も多いかと思います。電車に乗らなくて良いということは、遅延などのアクシデントに気を揉むことが無くなります。
また、電車に乗らないことで、新型コロナウイルスなど流行している病気への感染リスクも減らすことができます。
仕事に集中できる
3番目に来てやっと仕事の話です。自分の業務のみに注力できるので集中力が続きます。
立ったり座ったりと、自分の楽な姿勢で業務ができる・室温を好きな温度にできるのも、個人的にはポイントが高いです。
在宅勤務のデメリットと解決方法
公私の切り替えが難しい
まだまだ「通勤」が主な勤務体制である日本。多くの人は、出社することで「これから仕事を始めるぞ！」という気持ちになるのではないでしょうか。しかし在宅勤務の場合は、自分で意図的に意識を切り替えることが必要となってきます。
私の解決方法
勤務時間前にラジオ体操をして体を動かします。運動不足の解消にもなりますし、体を動かすことで脳も目覚めてくれます。
そして勤務時間になったら、とにかく手を動かします。そうすると少しずつ「今は仕事の時間」と、切り替えることができます。（※個人の感想です）
息抜きを忘れてしまう
職場だと業務連絡から会話が発生し、これが（人によりますが）良い息抜きになったりします。しかし一人きりで部屋にこもって在宅勤務をしている場合、自分の業務を止める存在が無いので、意識しないとずっと「オンモード」になってしまう危険性があります。
私の解決方法
小休憩する時間を決めておきます。集中力が高い人はアラームをセットするのもオススメです。私はストレッチをして体をほぐしています。業務中は気が付かなくても、意外と全身凝ってたりします。
テレワーク（在宅勤務）の時に気を付けていること
務の優先順位と納期の確認
「本日中に仕上げる業務は何か」を担当者や上司に確認し、明確にするよう心がけています。その際「本日中なのか、明日まででいいのか」など納期にも気を付けています。
在宅勤務は通勤時間がない分、残業がしやすい環境ですが「次の日に繰り越して問題のない業務は次の日にやる」という線引きも大切です。
報連相を大切に
こちらは勤務形態に関わらず大切なことですが、在宅勤務の場合はよりこまめに行うようにしています。急ぎの要件の場合は電話、多数の質問がある場合はメール→電話、報告だけならメールにするなど、必要に応じてツールを使い分けます。
ちなみに私が使っている連絡手段は電話とメールだけですが、現時点で特に不便なことはありません。
メールの件名はわかりやすく
当たり前なので今更感もありますが…。テレワークは、勤務時のようにその場で質問等ができないので、メールの回数が多くなりやすいです。私は、件名を見るだけで要件がわかるように注意しています。
メモはパソコンに打ち込む
業務指示が電話の場合、メモはパソコンのメモ帳に打ち込みます。
業務内容を書き込んだメモを、誤って家庭ゴミとして捨ててしまう危険を避けるためです。たった一人の社員の油断で会社の信用を失うことのないよう細心の注意を払っています。
マストの方法ではありませんが、テレワークをする際は自分なりのセキュリティ対策を考えてみるのもおすすめです。ちなみにこの方法は、出社した際に「あのメモが必要なのに家に置いてきた～」ということも防げるので、個人的には一石二鳥だと思っております。
必要な書類は事前に電子化しておく
これは個人として取り組む問題ではないのかもしれませんが、業務で必要な書類がテレワークで見られないとなったら不便ですよね？一般的に紙の文書は社外に持ち出しできない場合が多いので、テレワークの前に電子化しておくと社外からでも閲覧できるようになります。
書類を閲覧するためにわざわざ会社に出社する必要がなくなりますので、ご自身の業務がスムーズに進むだけでなく、取引時にお客様をお待たせすることも減ると思います。つまり業務効率が大幅にアップするのです。
一方、セキュリティに配慮する必要がありますので、機密文書をテレワークで閲覧する際にはVPNで接続したり、専用のアプリケーションを使用して電子化した書類を保存できないようにしたりする（閲覧しかできないようにする）などの対策が有効です。セキュリティ対策については会社ごとにガイドラインがあると思いますので、それを守った上で電子化を進めることをお勧めします。
スキャンサービスは、オフィスに存在する大量の紙文書を高品質且つスピーディに電子化するサービスです。資料、契約書、見積書、請求書など、会社には様々な紙の文書があります。これらの紙文書は社内でスキャンして電子化することもできますが、大量の文書を電子化する場合は専門業者にお任せいただく方が時間もコストも節約できます。
シティコンピュータは30年以上のBPOの実績がありますので、高品質且つスピーディなスキャンサービスが提供可能です。紙文書の削減は、テレワークにおける業務効率化だけでなくオフィスのスペース効率アップも期待できます。
倉庫や資料室に保管してある大判サイズの図面や資料をすべて電子化。閲覧時の図面や資料の劣化を防ぎ、テレワークでもすぐに図面や資料を閲覧できるようになるので、業務効率が大幅に向上します。
もしオフィスのスキャナーがA3サイズまでしか対応していなくてもご安心ください。A2サイズよりも大きな図面のスキャンの場合は、シティコンピュータの大判スキャンサービスで解決。高品質なスキャンサービスをスピーディにご提供しています。
まとめ
メリット・デメリットについて書きましたが、個人的にはメリットの方が大きいと感じています。
新型コロナウイルス収束後も（早く収束して欲しいです…）、テレワークの良い面が定着していくといいな、と思います。
関連サービス
・サービス紹介：電子契約
テレワークをしていると、どこ〇もドアが欲しくなる時がありませんか。（私はテレワーク関係なく、日常的に欲しいです。）
「あの書類がないと業務ができない…」「上司の印鑑をもらう為だけに出社…」。
ど〇でもドアはまだありませんが、シティコンピュータの「スキャンサービス」や「電子契約」で解決のお手伝いができるかもしれません。ぜひ、お気軽にご相談くださいませ。
それでは、ここまで読んでくださりありがとうございました！
