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【データエントリー】高い正確性と安全性の秘密とは?

こんにちは。急に気温が下がってきて、もう秋だなと感じることが増えてきました。季節の変わり目は体調を崩しやすいと聞きますが、皆様、いかがお過ごしでしょうか?

おかげさまでシティコンピュータは、この秋、新社長が就任するという大きな節目を迎えました。
そしてその節目をきっかけに、ブログの本格稼働が決定いたしました!

これから数回にわたり、シティコンピュータの業務内容についてご紹介いたします。
シティコンピュータは1989年、平成元年に創業した会社です。お客様のニーズに応えて業務の種類が徐々に増え、現在では当初のデータエントリー業務の他に、スキャニングや翻訳等のデータ化にかかわる業務、WEBサイトやノベルティの制作等の制作業務、人材派遣やコールセンター・医療調剤システム等のサポート業務等、幅広い業務を行っています。これらの業務を、順番にご紹介していきます。

まずは、創業当時からの事業である、データエントリーについてです。

データエントリーとは

データエントリーとは、データをコンピュータに入力することを指します。データ入力と呼ぶ方も多いです。データエントリーは、データを入力すること自体を指すため、その方法については様々な方法が存在します。

キーボードから入力することはもちろん、記録媒体からデータを読み込むこと、画像から文字を認識することもできますし、最近では音声による入力なども行われています。

シティコンピュータのデータエントリー

日々技術が進歩し、データエントリーの様々な方法が開発されていくなかで、シティコンピュータがこだわり続けているのが、入力専用機を駆使した人の手によるデータエントリーです。

人の手による入力よりも、認識ソフトによるスキャニングの方が正確なのでは?と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。ですが、正確になってきたといっても、あくまでも印字や活字などの形が整った文字を読む場合に限られ、ソフトウェアでは判読が難しい手書きの文字は、現在でも人によって判読が行われています。

例えば、自動化されていることが知られている郵便物の宛先や投票用紙などでも、機械で判別できない一定数が、人の目を通して判別されています。手紙を例にとれば、印字された宛先や宛名はほぼ全て読み取りができますが、手書きの宛名は癖や省略の方法が様々で、読み取り機による判読が難しい場合があるのです。

郵便物であれば、宛所が無ければ再度宛先が確認され、正しい住所へ配達されることもあるでしょう。ですが、データエントリーの場合、一度間違って入力されてしまうと、間違ったデータでラベリングされ資料のデータ自体が見つけられなくなってしまう、ということも考えられます。山田さんの契約書のはずが、山口さんの契約書として保存されてしまえば、山田さんの契約書は行方不明になってしまう、ということです。

高い正確性の舞台裏

正確性を第一に考え、シティコンピュータでは「エントリ・ベリファイ方式での入力」と「データ入力専用機の使用」を行っています。
データエントリーでは、お客様から提供していただいた書類を見ながら、入力を行っていきます。書類の媒体は、紙だけではなくイメージ画像(jpeg・tiff・PDF他)でも入力が可能です。また、紙の書類を当社でスキャニングした後、データエントリーを行う場合もあります。

エントリ・ベリファイ方式

シティコンピュータでは、1人目のオペレーターが書類のデータを見ながら文字データを入力、さらに、2人目のオペレーターが、同じ書類のデータを見ながら1人目と同様に入力を行います。

2人目のオペレーターが1人目の入力内容を見ずに入力を行うことが、大切なポイントです。1人目と2人目のオペレーターの入力内容が全く同じであれば問題なく入力が完了しますが、一文字でも異なった場合には、そこで入力がストップし、確認修正が行われます。これがエントリ・ベリファイ方式です。

ベリファイとは、確認するという意味の言葉で、複写したデータと元のデータの同一性を確認する工程のことです。ただ比較するのではなく、同じ作業を2回行いその同一性を確認するからこそ、高い正確性が実現できると考えています。

データ入力専用機

シティコンピュータのデータエントリーのもう一つの特徴が、データ入力専用機です。

専用機では、漢字をカナ2文字の連想コードを用いて入力する連想入力を採用しており、例えば「台町」と入力したい場合、ローマ字入力でdaimachiと入力すると候補が複数上がってきますが、台を表す「ムロ」と町を表す「マチ」をカナ入力することにより、入力文字数を減らし、候補を選択することなく「台町」と入力することができます。プロのオペレーターの能力と連想入力の相乗効果により、高品質・高速処理を可能としています。

また、入力ミスの防止という観点でも専用機の使用は優れており、上述のエントリ・ベリファイ方式もこの専用機の機能の一つです。それ以外にも、計算チェックや理論チェックなどの各種プログラムを、案件ごとに設定することができます。入力する項目や内容は案件ごとに全く異なりますので、各案件に合わせて細かく専用機のプログラムを設定することにより、誤差のない、クオリティの高いデータエントリーを可能としています。

「1つの入力ミスが大きな問題につながる」という認識のもと、複数のシステムによるチェックを行うことによって、正確性の高いデータエントリーを行っております。

セキュリティやプライバシーにも配慮

データ化は行いたいが、重要書類を社外に出しても安全なのか…?多くの書類を管理されている企業や団体の方から、そのような声を聞きます。セキュリティや個人情報保護の観点から、他社に依頼をするのをためらわれるケースもあるようです。

シティコンピュータの場合、セキュリティ環境の整った各拠点でのデータエントリーを行っています。PマークやISOも取得している環境下でのデータ処理ですので、個人情報を含む書類も安全にデータ化が可能です。

また、プライバシーにも配慮したプロセスを採用しており、データエントリーの元になるスキャンデータは、個人情報が認識できないよう、マスキングや切り分け処理が行われ、バラバラにしてそれぞれをデータ入力、最終的にデータを統合して納品されます。これにより、テストの答案や医療費の明細、給与や人事の情報や個人情報の書かれた申込書など、特にセキュリティやプライバシーに配慮しなければならない書類のデータエントリーも行っています。

まとめ

電子化が進む現在、手書き書類のデータ化が必要となっています。重要な書類の情報が損なわれることなくデータ化できるよう、創業30年で蓄積されたノウハウや経験を強みに、シティコンピュータはデータエントリーの正確性や安全性を日々進化させています。

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