対面でのやり取りや押印不要！ニュースタンダードに対応する電子契約（前編）
みなさん、こんにちは。立春が過ぎ、暦の上では春のはずですが、相変わらず寒い日が続きますね。相変わらず、猫があったかグッズを専有しています。人間は、端の方で足を入れさせてもらうのみです…。座っていないで働けということでしょう。
さて、シティコンピュータの業務を一つずつご紹介していくシリーズも、だいぶん回数を重ねてまいりました。今回は、最近新しく業務の仲間入りをした、電子契約について、ご紹介します。
電子契約とは
必要となる場面
この時期といえば、転勤や異動などで、引っ越しをするという方も多いのではないでしょうか。転勤先に行って、家を探して申し込みをして、さらにまた別の日に契約に行って…と、引っ越し前に2回以上も新居のある場所に行かなければならない方も多いようです。ただでさえ忙しい時期に、引っ越し準備が重なって、猫の手も借りたい！そんな時に、遠くまで出かけなければならないのは、大変ですよね。
このコロナ禍で、オンラインで内見を行い、一度も実際の部屋を見ずに契約する方や、時間が取れないので、特に内見はせずに条件だけで部屋を決めて申し込み、契約をするという方もいらっしゃいます。そうやって、妥協を重ねて外出の用事を減らしたにも関わらず、不動産屋に出向いて契約をするのは、「面倒」「本末転倒」と感じる方がほとんどだと思います。郵送と電話を用いた賃貸借契約に対応している不動産会社もありますが、何度も郵送のやり取りがあり、投函するのも忘れがちという方もいらっしゃるでしょう。
そんな時に便利なのが、インターネットで契約を行うことができる、電子契約です。
電子契約の概要
電子契約とは、書類の代わりに電子ファイルをインターネット上で交換し、電子署名を行うことで契約を締結する契約方法のことです。
電子契約～2種類の方法～
電子契約には２つの方法があり、
・事前に署名者本人しか取得できない電子証明書を使って署名を行う「当事者型」
・電子契約サービスを行う事業者が内容を真正なものと保証する「立会人型」
があります。
電子契約の当事者型とは？
当事者型は、電子認証局へ事前に本人登録を行うことで発行される「電子証明書」を署名に利用します。
この電子証明書はインターネット上での印鑑証明の役割を担います。発行された電子証明書は、署名者本人しか所有していないため、「本人が署名した可能性が非常に高い」と判断されやすく、法的に確度が高い点が特徴となります。電子契約で締結した契約が裁判資料で使われたとしても十分な証拠力を有する、ということです。
ただし、電子署名を事前に取得しなければならない、また業界内での電子契約サービスを行う企業同士の調整が進んでいないため、双方が電子証明書を使った契約を行う場合は同一の電子契約サービスを導入しなければならないという不便さもあります。
こちらの解決方法として、ハイブリッド形式という電子契約があります。ハイブリッド形式とは、契約書発行者側は電子証明書で署名し、受け取り側は後述の立会人型の電子サインで署名するという方法です。弊社が代理店として販売を行っているGMO電子印鑑Agreeでは、ハイブリッド形式のご利用も可能となっております。
立会人型とは？
一方、立会人型は電子契約のサービス提供事業者のサーバー上で行われます。
サーバーへのアクセスは、発行者側が指定するメールアドレスとパスワードを使用します。契約者双方がサーバーにアップロードされた契約データへアクセスし、署名をすることで契約締結となり、内容はサーバーを所有するサービス提供事業者により保証されます。
パスワード流出によるなりすましが心配…という方もいらっしゃるかと思いますが、2段階認証を採用する・パスワードはメールではなくSMSや口頭で伝えるなどの対策手段が取れることもあり、電子証明書を使う当事者型よりも締結が容易であるため、通常の契約で多く活用されています。
電子契約書の保存先は？
締結された電子契約書は、電子契約サービスを行う企業のクラウドストレージに保管される他、PDFでダウンロードでき、契約者双方の所定のフォルダで管理することが可能です。
紙の契約書で必要だったスキャニング作業や、物理的な保管場所を必要としない等のメリットも多く、多くの企業で、何らかの形で電子契約が行われるようになりました。人事労務サービスに組み込まれることも増えたため、雇用契約を電子契約で行ったという方も多いかもしれません。
まとめ
電子契約法など、電子契約に関わる法律ができてから、20年が経過しています。画一的だった契約方法も年々多様化し、より希望に合った便利なサービスを選択できるようになりました。使用したい範囲・場所・内容・予算などによって、メリットの多いサービスも変わるでしょう。
シティコンピュータでは、前述したGMO電子印鑑Agreeの他、各種業界に特化した電子契約サービス等、様々な電子契約サービスをご紹介しています。電子契約の導入が初めてでも、担当者が丁寧に導入までのお手伝いをいたします。ぜひ、ご検討ください。
後編では、電子契約に使用する電子署名や、電子契約のメリット・デメリットについてご紹介します。
関連リンク
- サービス紹介：電子契約
- ブログ：対面でのやり取りや押印不要！ニュースタンダードに対応する電子契約（後編）
