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データ入力と聞くと、多くの方が個人PCを持ち、キーボード入力出来る時代であるしAI技術もどんどん進んでいるにも関わらず、なぜ入力会社を使うのか疑問に思われている方もいらっしゃいます。

結論から申し上げると
“コスパ×正確性×スピード×セキュリティ”
の為に弊社のようなデータ入力会社に依頼をかけます。

コスパ×正確性×スピード×セキュリティ

そのようなメリットを出せる理由は3つあります。

①凄腕キーパンチャー

データ入力専門会社は「キーパンチャー」というデータ入力を専門に何年も経験を積んで来られている凄腕入力者がいます。長い人は30年を超えるベテランもおり紙媒体で残っておる古い文字なども難なく読むことが出来ます。
また一般的に使っているPCとは違い、入力に特化している専用機器を使っている為桁違いのスピードを出すことが出来ます。桁違いのスピードが出せるのは「連想入力」という入力方式を使っているからです。

連想入力とは普段使うローマ字入力とは違い、その名前の通り文字を連想し、入力するという方式です。
決定的に違うのは入力文字数です。
同じ「田中」という文字を打つときに

・連想入力　　：ハマカノ（※）　4文字
・ローマ字入力：TANAKA　　　 6文字（※）田んぼに「ハマ」る＋ナカノ（中野）＝田中

キーパンチャーはこれが頭に入っている為、入力文字数の削減が図れますしさらには、ローマ字入力での候補を選択することなくストレートに文字が出てくる為、探す手間も削減できます。

②エントリーベリファイ方式

エントリーベリファイ方式とは何でしょうか？

エントリー：1次入力（1回目入力）
ベリファイ：2次入力（2回目入力）

という方式を取り、入力を行っている為にミスが出ず入力精度が驚異の「99.9％」を叩き出しています。
1人の人が入力し、2人目が1人目の入力したものを見ずに「なぞり書き」をしていきます。
その為、1人目が「30」と入力し、2人目が「33」と入力した場合は2人目の人はそこでエラーが出て先に進めなくなります。結果として、そこで間違いに気付き修正が出来るために先ほどの数字を出すことが可能になっています。

上記の方法とは別に2パンチコンペア方式という入力方法もあります。
こちらはまた別途記事をかけたらと思います。弊社では、エントリーベリファイ方式を使っております。

③セキュリティ

基本的にデータ入力をする会社はISMS、ISO90001、Pマーク等のセキュリティ資格を取得しております。データの多くが「個人情報」に関する内容の為です。
その為、それに必要な人材、環境などを用意しております。
この部分は在宅ワーカーとの大きな違いの一つであると言えます。
在宅ワークはセキュリティ面を考えると依頼する会社からはデータを出しにくいのが実情です。よくそのような声を頂きます。
実際に、Zoom使用時に起こったセキュリティの脆弱性を考えると万全のセキュリティ体制が組まれているデータ会社に依頼する方が安全だと考えられる方が多いです。

しかし、今後このコロナの影響で在宅ワークが急増しセキュリティ面でもより強固なセキュリティが張られるAPPやシステムが構築されるようになれば、話は別になりますが。

データ入力にはスキャンが必須？

過去、書類を見ながらデータ入力をしたことがある方は、書類の情報を見ながらデータ入力をするのが当たり前だと思うかもしれません。しかし、シティコンピュータではデータ入力する前に書類をスキャンし、そのスキャンデータ（画像データ）を基にデータ入力をしています。
これを聞くと「なぜ、わざわざスキャンをしてイメージデータから入力するのか？　むしろ手間がかかり余計な作業なのでは？」と疑問が発生するかもしれませんが、スキャンデータを基にデータ入力したほうが効率良いという事情があるのです。例えば、大量の書類をデータ入力する場合、そのままデータ入力をすると書類の管理が大変です。一方、最初にスキャン作業をすれば、書類は正しく整理され、入力専用ソフトで正確且つ効率的にデータ入力業務を行うことができます。
大量の書類をデータ入力する場合は正確さ、費用、業務効率の面から内製ではなくデータ入力会社に依頼するのが得策です。そして、データ入力会社を選ぶ際は、スキャンサービスも提供している会社を選ぶことをおすすめします。

まとめ

今回のコロナウィルスの影響により、テレワークをせざるを得ない状況に陥られた会社が多く、この事態が収束したら電子化をし、クラウド機能などを使えるようにし、会社に行かなくても資料を見れる状態にしたいのでデータ入力を依頼したいという声を頂いております。紙媒体が好きな日本国家において、データ入力会社は「コスパ×正確性×スピード×セキュリティ」というメリットを持っている為、まだまだ重宝されています。
さらには、ごっそりと倉庫に眠っていた資料が、全てディスクに収まり、検索もできるようになる等々、今回だけではお伝え出来なかったメリットもあります。

一方、「データ入力にスキャンが必須な理由」について本文内でご紹介しましたが御理解頂けたでしょうか。少しでもデータ入力にご興味を持っていただけたら幸いです。