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データ化業務/ テープ起こし/ 2020.12.02

「テープ起こし」のまとめ2020︱テープ起こしのメリットと動向について

「テープ起こし」とは、録音した音声を聞いて発言を文字化(テキスト化)することです。かつてはテープレコーダーで録音したカセットテープを聞いて作業を行ったことから今もその名が使われていますが、シンプルに「書き起こし」「文字起こし」「音声起こし」などと表現されることも増えてきました。録音媒体もICレコーダーやスマートフォンになり、録音されたデジタルデータで作業を行うことが主流になってきています。

テープ起こしから生まれたテキストデータは、◎会議や打ち合わせの議事録 ◎講演や対談、座談会やシンポジウムなどイベントの記録、配布用資料 ◎出版・報道系または学術研究系インタビューの記録 ◎撮影素材の編集用資料 ◎スキルアップのための確認資料(プレゼンテーションや営業トークの確認) など、じつにさまざまな用途で幅広く使われています。

 

 

テープ起こしのメリットとは?

テープ起こしに需要があるのはなぜでしょうか?それは次のようなメリットがあるからです。

〇 内容をすぐに確認・復習できる

録音データは、聞きたい場所を探すのが案外難しいものです。また、複雑な説明や難解な講義は、音声だけでは頭に入りづらいため繰り返して聞かなければいけないことも多く、内容の把握に大変な時間がかかってしまうことがあります。テープ起こしをしておけば、知りたい内容や要点をピンポイントで見つけることができ、テキストとして読み込めることで理解も早まります。

〇 検索ができるようになる

録音データは内容を検索することができません。テープ起こしをしたテキストデータは文字列での検索ができるため、必要な時に必要な個所をすぐに閲覧することができます。

〇 社内・社外で共有できる

録音データを共有するには、相手にも時間をかけて聞いてもらわなくてはなりません。テープ起こしで議事録や資料にすることで、社内はもちろん社外との情報共有が容易になり、トラブル防止にもつながります。

〇 ディスク容量の節約になる

録音データはサイズが大きいため、蓄積・放置しておくとディスクやクラウドの容量を圧迫します。コンパクトなテキストデータに変換し保存することで、容量不足やシステムトラブルを防ぐことに役立ちます。

 

 


リモートワークで、テープ起こしの需要が拡大

さまざまなメリットを持つテープ起こしですが、この1年でテープ起こしの需要がさらに増大しているのをご存じでしょうか。その一因となっているのが、コロナ禍で起きた働き方の変化。在宅勤務によるリモートワーク(テレワーク)が普及し、オンライン会議や研修、インタビューが一般的になっていく中で、聞き取りにくさから生まれる誤解を解消しスムーズな情報共有を行うために、テープ起こしやビデオ起こしを依頼される企業・個人が増えています。
初章でもお伝えしましたが、オンライン会議を録音・録画しても、そのまま記録データとして残すだけでは十分な活用ができません。テープ起こしでテキスト化し、議事録・資料という形に落とし込むことで、◎ポイントを押さえた素早い理解の促進 ◎社内・取引先・関係者とのしっかりとした情報共有 ができ、ひいては経営や営業、製造力の強化などにつなげていくことが可能になります。せっかくの貴重な情報を、テープ起こしでぜひご活用いただければと思います。

 

 


テープ起こしをアウトソーシングするメリットは?

テープ起こしはご自分でも作業ができますが、アウトソーシングをしていただくメリットが大きい業務です。

〇 時間が節約できる

テープ起こしには、実はかなりの時間がかかるものです。よく聞こえなかったところを何度も確認するうちに、気が付いたら録音時間の数倍の時間がかかってしまっていた…ということも。アウトソーシングをすることで、ご自分の時間をより有用な他の業務に充てることができます。

〇 クオリティの高いテキストができる

自分で作業をすると、どうしても誤字脱字や聞き間違いによる誤植、誤変換などを見逃してしまいがちです。熟練した入力オペレータが作業を行うアウトソーシングにお任せいただくことで、ミスを最小限に防ぐことができ、ご自分のチェック機能も働きやすくなります。

〇 急ぎの対応が可能

テープ起こしにはかなりの時間がかかるため、ご自分で空き時間をみつけて作業する状態ではアップがどんどん遅れがちです。アウトソーシングに委託して早い納品を実現することで、スピード感のある共有や発信ができるようになります。

〇 コストパフォーマンスが良い

テープ起こしの作業をし、チェックをし…という膨大な作業でご自分の時間を無駄に消費し、本来の業務が滞るようでは本末転倒です。専門の企業にアウトソーシングをしていただくことで、本業に専念しながら情報を効率的に活用でき、結果的にコストが安くなるケースが数多く見られます。

 

 


テープ起こしをアウトソーシングをする時の注意点は?

アウトソーシングを依頼する際には、特に下記の点にご注意ください。

〇 セキュリティの確かな企業を選ぶ

機密情報や個人情報といった高いセキュリティが求められる情報を委託する場合は、Pマーク・ISOなどのセキュリティ認証を受け、安全性を確保している企業であることを確認することが重要です。

〇 対応が細やかな企業を選ぶ

一口にアウトソーシングといっても、◎ジャンルに精通したオペレータがいる ◎独自のチェック体制をとっている ◎Wordをはじめとしたさまざまな納品形態に対応できる など、企業によってさまざまな特長があります。正確性や速さはもちろん、ご自分にとって使いやすいデータを納品してもらえるよう、細やかなことをいろいろと相談できる企業にご依頼ください。

 

 


テープ起こしがこれからの働き方を変える?

シティコンピュータのテープ起こし・ビデオ起こしのサービスを担当する拠点の1つが、長野県立科町の「立科町テレワークセンター」。シティコンピュータはこの施設と業務提携を行い、立科町の就業機会創出に貢献しています。

立科町は数年前より、町外企業からの外注案件獲得やテレワークの推進を積極的に推進してきた自治体。“町民の皆様が希望するオフィスワークへの就業機会を、少しでも増やしたい”という立科町の取り組みに私たちシティコンピュータも強く賛同し、協業の道を歩むようになりました。

「立科町テレワークセンター」は、SFTPサーバーを通したデータの暗号化とセンター内での作業徹底でセキュリティも万全。研修をクリアした地域の方々が多く働き、高いクオリティでのテキスト納品を実現しています。事業のクオリティアップを図りながら、地域のSDGsにも貢献する。これからもこのような事例を数多く増やしていきたいと考えています。

 

 


まとめ

いかがだったでしょうか? テープ起こしの基本から、最新の動向まで一挙にお伝えしましたが、まとめますと、テープ起こしはその利用目的やメリットも様々で、品質とセキュリティに安心できるならアウトソーシングがしやすく、メリットも大きいサービスだと言えるのではないでしょうか。

私たちシティコンピュータは、創業以来30年以上にわたって、官公庁の申請書や病院のカルテ、各種アンケートなど、高い品質が求められる文書の電子化業務を行ってまいりました。いずれも品質はもちろんコストパフォーマンスでも高い評価をいただいており、豊富な実績がございます。セキュリティも万全で、ISO9001/27001のほか、Pマークを取得。こういった実績から培われてきたノウハウを活かし、ご依頼いただいた案件で高品質のテープ起こし・ビデオ起こしサービスを提供しております。メールや電話、そしてヒアリングシートによって細かなご希望を伺った上でお見積もりをいたしますので、テープ起こしをご希望の音声や映像データがございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。

 

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