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データ化業務/ スキャニング/ 2023.10.26 2023.10.30

請求書の原本は保管が必要?紙とPDFの違いや保存方法を解説

請求書の原本は保管が必要?紙とPDFの違いや保存方法を解説

ペーパーレス化の推進にともない、現在は請求書を電子作成したり、スキャナーで取り込んで電子データ化したりするケースが増えています。
しかし、請求書は法的に保存が義務づけられているため、原本の取り扱いには注意が必要です。実際に、企業担当者の中には「PDF化した請求書の原本は破棄しても良いのか」「電子化した請求書はどのように保存すべきか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、請求書原本における保存義務の範囲から電子化する際の注意点までを解説します。請求書の原本をPDF化する具体的な方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。


請求書の原本とは?

請求書の原本とは?

請求書とは、取引先に対価の支払いを求めるときに提示する書類のことで、発行側が作成した原本を請求先に渡すのが一般的です。すなわち、請求書の原本は請求先で保存され、発行側の手元には写しが残ります。
請求書は、従来「原本=紙」と考えるのが一般的でした。しかし、最近では請求書をWordやExcelで作成したり、電子作成したりするケースも増えています。
電磁的に作成する場合、印刷して取り扱えば「紙」の請求書が原本です。一方で、印刷せずに電子データを取り扱う際は「受け取り側が電子帳簿保存法に則って保存したもの」が原本にあたります。
また、電子データにタイムスタンプや電子署名があれば、コピーにも同一の暗号化したハッシュ値が付くため、受け取り側がコピーしたPDFなどもすべてが原本とみなされます。
なお、請求書の原本は法律に基づき正しく保存しなければなりません。取引内容すなわち金銭が動いた理由を証明する「証憑書類」であり、改ざんや不正といったリスクを防いで信憑性を保つ必要があるためです。
請求書を保存する際は、どれが原本にあたるのかも正しく理解しておきましょう。

請求書は写しも必要?作成したら保存義務が発生する

請求書の写しは発行義務がない一方で、請求書をコピー機で複写した場合は、受領した請求書と同様に保存しなければなりません。法人税法および所得税法では、保存義務のある書類として以下のように定められています。

取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

参照:「法人税法施行規則(帳簿書類の整理保存)」第59条3項

売上や仕入を証明する書類として、発行側も請求書の控えを保存しておきましょう。

各法律における請求書原本の保存期間

各法律における請求書原本の保存期間

請求書の原本を保存する期間は、各法律で以下のように定められています。保存期間はそれぞれ異なるものの、包括的に「原本は最低でも7年保存する」と社内ルールを定めておくのがおすすめです。

  • 法人税法に基づき法人は原則7年間
  • 所得税法に基づき個人事業主は原則5年間
  • インボイス制度における「適格請求書」は法人個人を問わず7年間

法人税法|法人は原則7年間

法人は法人税法に基づき、請求書原本を原則7年間は保存しなければなりません。
この保存期間は、請求書の発行日から7年間ではなく、受領した事業年度の確定申告提出期限*1の翌日から起算します。なお、請求書の発行側も、作成した控えがあれば同様に7年間の保存が必要です。

*1 事業年度終了の翌日から原則2ヶ月

参照:国税庁「No.5930帳簿書類等の保存期間」概要

所得税法|個人事業主は原則5年間

個人事業主は所得税法に基づき、請求書原本を原則5年間は保存するよう定められています。青色申告事業者と白色申告事業者のどちらでも、請求書の保存期間は変わりません。
5年間の起算日は法人と同様に、契約書を受領した事業年度における、確定申告期限の翌日です。なお、個人事業主のうち、消費税課税事業者は7年間の保存が必要になるため注意してください。

参照:国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」帳簿書類の保存期間

インボイス制度|「適格請求書」は法人個人を問わず7年間

インボイス制度に対応する「適格請求書」は、法人か個人事業主かを問わず、請求書原本を7年間保存する必要があります。
インボイス制度とは、消費税の納税額を正しく計算するための新しい制度です。正式名称は「適格請求書等保存方式」であり、2023年10月1日から開始されました。
インボイス制度に基づく適格請求書は控えの発行が必要とされており、発行側はこの控えを7年間保存しなければなりません。ただし、控えはコピーだけではなく、下記のように適格請求書の記載事項が確認できるものも該当します。

  • 電子データ
  • 適格簡易請求書に係るレジのジャーナル
  • 複数の適格請求書の記載事項に係る一覧表 など

適格請求書発行事業者として登録した場合は、控えも含めて保存体制を整えましょう。

参照:国税庁「適格請求書等保存方式の概要」3.売手の留意点12ページ、4.買手の留意点14ページ
参照:国税庁「5適格請求書等の写しの保存」問76 1ページ

請求書原本の電子化が進んでいる5つの理由

請求書原本の電子化が進んでいる5つの理由

ここでは、請求書原本の電子化が進んでいる理由として、次の5つを解説します。

  • 書類の電子化が法的に認められているため
  • コストを削減できるため
  • 紛失リスクを減らせるため
  • 取引がスムーズに行えるため
  • テレワークが推進されているため

書類の電子化が法的に認められているため

請求書原本の電子化が進んでいる理由として、書類の電子化が法的に認められている点が挙げられます。
請求書を含む帳票書類は従来、紙ベースで原本を保存するのが基本でした。しかし、税務手続きを円滑に行うため、請求書をはじめとする証憑書類なども、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」に基づき電子データでの保存が認められています。

電子帳簿保存法

「電子帳簿保存法」とは税務関係帳簿書類のデータ保存を可能とする法律であり、3つの制度区分に分かれています。

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引に係る電子データ保存

パソコンなどで電磁的に作成した請求書は「電子帳簿等保存」に該当します。また、紙で受領した請求書の原本をスキャナーなどでPDF化する場合は「スキャナ保存」、PDF化した請求書を送付・受領した場合は「電子取引に係る電子データ保存」になります。
「電子帳簿保存法」で規定されているのは、受領した請求書の保存要件です。例えば、「真実性の確保」という保存要件では、書類の訂正・削除などを確認できるような処置を行うよう定めています。

参照:国税庁「スキャナ保存関係」
参照:国税庁「電子取引関係」

電子帳簿保存法の制度区分について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

電子帳簿保存法改正による影響をわかりやすく説明!

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電子帳簿保存法改正によるメリットや注意すべきポイント、そして2024年までに対応しなければならない対策を説明します。

e-文書法

税務関係書類に関して、電子データでの保存を認める法律の一つが「e-文書法」です。2005年4月に施行された通称「e-文書法」は、正式には以下の2つの法令を合わせたものを意味します。

  • 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
  • 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

e-文書法では、法人税法などにより保存が義務づけられている文書について、電子データでの保存を認めています。電子帳簿保存法が適用される国税関連書類以外にも、広く適用されている点が特徴的です。

参照:国税庁「制度創設等の背景」
参照:「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」

コストを削減できるため

請求書原本の電子化が進んでいる理由の一つが、コストを削減できるためです。請求書の原本を電子化すると、次のようなメリットを得られます。

  • 紙に印刷して郵送する手間が不要になる
  • 印刷代や郵送料金を節約できる
  • 保管時に使っていたファイルが不要になる
  • 保管のために使っていたオフィスや倉庫のスペースを有効活用できる
  • 請求書の整理がしやすくなる
  • 検索機能を使って必要な情報を素早く見つけられる

実際に、上記のような効果を期待して、請求書を含めた書類の電子化に移行していく企業も珍しくありません。請求書周りのコストが大きいと感じる場合は、電子化を検討してみてください。

紛失リスクを減らせるため

紛失リスクを減らせる点も、請求書原本の電子化が進んでいる理由の一つです。書面の物理的な移動が不要になるうえ、データのバックアップが容易にでき、破損時のリスク対策としても効果的です。
一方、紙の請求書原本は発行から送付はもちろん、受領して保存するまでに紛失する可能性が高まります。「誰が持っているのか分からない」「いつ紛失したのか分からない」といった状況になれば、企業の信用を失いかねません。
請求書の多くは個人情報や社外秘情報といった重要な情報を含んでいるため、紛失リスクを極力減らせる点は大きなメリットといえるでしょう。

請求関連業務を迅速に行えるため

請求書原本の電子化が進んでいる理由として、関連業務を迅速に行える点が挙げられます。請求書を電子化できれば、業務時にタイムラグが発生しません。
請求書の送付を例に考えてみましょう。紙の請求書で取引する場合には、発行側が原本を郵送してから相手側が受け取るまでに、1日から数日かかるのが一般的です。一方、請求書の電子データは作成後にメールなどで送付後、すぐに受領できます。
請求内容の修正や再発行もスムーズにできるため、業務の効率化や負担軽減を図りたい場合は電子化を検討しましょう。

テレワークが推進されているため

テレワークが普及した点も、請求書原本の電子化が進んでいる理由の一つです。新型コロナウイルスの感染拡大以降テレワークが推進され、ビジネス環境においてペーパーレス化が加速しました。
請求書を電子化できれば、テレワーク中の社員も場所や時間の制限がなく、下記のような操作が可能です。

  • 作成
  • 受領
  • 保存
  • 検索
  • 閲覧 など

また、複数人が同時にアクセスしながら、情報共有や意思決定もできます。今後もテレワークを継続あるいは拡大する予定の企業は、請求書の電子化体制も並行して整えていくと良いでしょう。

請求書の原本をPDF化する3つの方法

請求書の原本をPDF化する3つの方法

請求書の原本をPDF化するにあたって、法的には押印がなくても問題がありません。ここでは、請求書原本をPDF化する方法を3つ紹介します。

  • WordやExcelで作成したデータをPDFファイルに変換する
  • 紙の請求書をスキャンし電子データとして写しを作成する
  • 電子請求書発行システムを活用する

WordやExcelで作成したデータをPDFファイルに変換する

WordやExcelで作成した請求書のデータは、信憑性を保つためにも出力時にPDFファイルに変換してから送付しましょう。なぜなら、WordやExcelのデータは簡単に編集できてしまい、改ざんリスクが高まるからです。
なお、電磁的に作成された請求書を印刷せずに取り扱う場合は、受け取り側が電子帳簿保存法に則って保存した電子データが原本にあたります。
請求書の発行側としては、WordやExcelで作成した請求書のデータをPDFファイルに変換すれば、印刷する手間を省けます。特別なツールは不要なため、簡単に電子化したい方におすすめの方法といえるでしょう。

紙の請求書をスキャンし電子データとして写しを作成する

紙の請求書原本をスキャンして写しのデータを作成し、メールなどで送付することも可能です。請求先によっては、手書き伝票を使用したり手書きによる署名を必要としたりするケースもあるでしょう。
このような場合でも紙の請求書をスキャンする方法なら、作成方法は従来と変わらないケースがほとんどであり、作成側にとって電子化へ移行しやすいメリットがあります。
ただし、紙の原本を郵送しない場合、受領側はPDF化した請求書が保存対象となります。つまり、送付先の企業は「電子取引に係る電子データ保存」の要件を満たさなければなりません。
請求書を電子データとして送付する際は、のちのちトラブルに発展しないよう、相手企業の理解を得てから手続きを進めるようにしましょう。

電子請求書発行システムを活用する

請求書のPDF化にあたっては、電子請求書発行システムを活用する方法もおすすめです。電子請求書発行システムを使えば、業務効率化が大いに期待できます。
例えば、請求書の作成や送付を同システム上で実施したり、入金確認といった関連業務を一元管理したりすることも可能です。担当者がWordやExcelで一から作成し、管理が煩雑になりがちな方法に比べると利便性が高いといえます。
電子請求書発行システムはさまざまな種類があるため、導入コストやランニングコストを確認したうえで自社に合ったものを選んでいきましょう。

請求書の原本は郵送が必要?

請求書の原本は郵送が必要?

請求書の原本を郵送する必要があるかは、取引慣行や請求先によって異なります。
基本的に、PDF化した請求書を作成した場合は原本を郵送する必要はありません。請求書を印刷・郵送する必要がなくなると、以下のようなコストを削減できます。

  • 印刷用紙
  • プリンターのインク
  • 切手
  • 封筒
  • 郵送料金

ただし、取引先によっては紙の請求書への信頼度が高く、原本の送付を求められるケースも少なくありません。請求書の原本を郵送する必要があるかは、企業間で事前に取り決めておくと安心です。

請求書の保存は電子化がおすすめ

請求書の保存は電子化がおすすめ

重要書類の一つである請求書は、電子化して取り扱うのがおすすめです。電子帳簿保存法の改正後、紙の請求書原本を受け取った場合に、従来どおり紙のままファイリングするか、スキャンした電子データを保存するかを選択できるようになりました。
請求書を電子化するメリットは、主に以下の5つです。

  • 紛失リスクを減らせる
  • 郵送コストを削減できる
  • 保管スペースを節約できる
  • 請求関連業務がスムーズになる
  • 検索しやすくアクセスが容易になる

なお、2023年12月31日までにやり取りした電子取引データについては、宥恕措置により出力した紙での保存も認められています。ただし、2024年1月1日以降は紙保存ができなくなるため、電子保存に対応する体制を早めに整えておくと良いでしょう。
また、取引慣行により紙と電子データの両方で請求書を授受している場合は、内容の同一性によって保存範囲が異なります。同一の場合は社内ルールによって原本と定めているほうを、同一ではない場合は両方の保存が必要です。

参照:国税庁「(令和6年1月1日からの取扱いに関するもの)パンフレット」
参照:国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】令和4年6月」問13, 7-8ページ
参照:国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました~令和5年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要~」③ 電子取引データ保存に関する主な改正事項

請求書の保存方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

請求書の正しい保存方法と管理のポイントとは?電子化した原本は破棄してもいい?

請求書の正しい保存方法と管理のポイントとは?電子化した原本は破棄してもいい?
請求書の保存・管理方法に加えて、電子保存するメリット・デメリットについても解説します。

請求書の原本はスキャナ保存の要件を満たせば破棄できる

請求書の原本はスキャナ保存の要件を満たせば破棄できる

紙の請求書をスキャンしてPDF化する場合、電子帳簿保存法の保存要件を満たしていれば、原本を破棄しても問題ありません。この場合、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」に該当し、PDF化した請求書も税務調査の際に原本と同様の法的効力があると見なされるためです。
一方、民事訴訟法では、PDF化した請求書は準文書(紙の原本のコピー)として扱われ、証拠能力は原本よりも劣ってしまいます。法律によって法的効力の判断が異なるため、原本を破棄するかは慎重に検討しましょう。

参照:「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」第2条第2号、第4条第3号
参照:「民事訴訟規則」第143条

請求書の原本を電子化する際の注意点

請求書の原本を電子化する際の注意点

請求書を電子化する際の注意点は、主に以下の5つです。

  • 請求先へ事前に電子化することを通知しておく
  • データ化する作業に手間がかかる
  • セキュリティ対策が必要になる
  • 明瞭なスキャン品質を確保する
  • 社内の保存ルールを決めておく

請求先へ事前に電子化することを通知しておく

請求書を電子化する際は、請求先へ事前に通知しておきましょう。事前通知なしで電子データの請求書を送ると、信頼感の喪失や未払いなどのトラブルに発展しかねません。
請求書を受領する側の立場になって考えると、突然の対応に困ったり、請求書を添付したメールに気づいてもらえなかったりする可能性があるのは容易に想像できます。
なお、電子帳簿保存法で請求書の電子化が認められてはいるものの、紙の請求書も当然有効です。企業によっては電子データの取り扱いが難しいケースもあるため、紙の請求書を発行する体制も残しておくことが大切です。
また、事前に通知する際は、請求書の発行にあたって押印が必要かも確認しておくとスムーズに電子化できるでしょう。

スキャン作業に手間がかかる

請求書原本をスキャン保存する場合は、人的リソースを確保する必要があります。スキャン前後も含め、細かい作業に手間と時間がかかるためです。例えば、付せんやホチキス留めがある場合などは、それらをスキャン前に取り外し、スキャン後に戻す作業が発生します。
なお、紙の請求書が大量にある場合や、請求書のスキャン作業の業務負担を軽減したい場合は、スキャン代行業者に依頼する方法もあります。なかには、データ整理といったスキャン作業に付随する業務を一括して請け負う業者も少なくありません。
請求書の電子化にあたっては、社内でスキャン作業のリソースが確保できるかも検討しておくと良いでしょう。

セキュリティ対策を徹底する

請求書などの重要書類を電子化する場合は、セキュリティ対策を徹底する必要があります。情報漏洩は、企業の信頼を著しく損ねてしまうためです。
電子化した請求書をネットワーク上で授受・保存する際にセキュリティ対策が甘いと、データが一気に漏洩する可能性も考えられます。
そのため、マルウェア対策はもちろん、社内でも役職によって閲覧制限を設けるなど厳格な対策が必要です。万が一に備えて、請求書の電子データにはパスワードを設定しておくなど、できる限りのセキュリティ対策を実施しましょう。

明瞭なスキャン品質を確保する

請求書の原本をスキャンする場合は、明瞭な品質を保つことが重要です。画像が歪んでいるなど品質の低いスキャンデータは、文字や数字が読みにくく、情報の正確性や可読性を明らかにできなくなるためです。
例えば、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」では、一定水準以上の解像度(200dpi以上)およびカラー画像(赤・緑・青それぞれ256階調以上)による読み取りが定められています。
スキャナーの設定や画像処理ソフトウェアを適切に使用するなどして、読み取りの品質を確保しましょう。

参照:国税庁「Ⅱ適用要件【基本的事項】」

社内の保存ルールを決めておく

請求書の原本を電子化するときは、社内の保存ルールを明確にすることも大切です。電子データの保存方法に規則性がない場合、電子帳簿保存法の保存要件を満たせないうえに、実務においても必要な請求書の情報を検索しづらくなります。
具体的には、ファイル名を工夫し年月ごとや取引先ごとにフォルダを作成するなどして、以下の項目を検索できるようにします。

  • 取引等の年月日
  • 取引金額
  • 取引先

規則性をもってファイル名やフォルダの構成を統一しておくと、検索機能を活用し、必要な情報を簡単に取得できます。請求書の電子化によって逆に業務効率が下がらないよう、保存要件に沿って社内ルールを早めに明文化し、従業員に浸透させましょう。

いざ請求書を電子化しようとしてもスキャン作業に手間がかかったり、社内における従来のやり方を見直したりするなど、移行に時間がかかるケースも少なくありません。
また、請求書の電子化にあたっては、電子帳簿保存法を正しく理解して各種要件を満たす必要があります。そのため、不安がある場合はスキャン代行業者の利用がおすすめです。
シティコンピュータでは請求書の電子化でお困りの方に向けて、スキャン代行サービスを含めた業務効率化に役立つサポートをしています。書類の電子化に伴うサービスの特長は、以下の通りです。

  • 専門のコンサルタントが書類の電子化に伴う業務効率化までをサポート
  • 原本の処理やOCR処理(電子化とテキスト化を同時に行う)などオプションも充実
  • 社外に持ち出せない文書も出張スキャンサービスで対応可能
  • クライアントのプライバシーを守るセキュリティ体制も完備

安全かつ効率的に電子化を実現するためにも、電子帳簿保存法に精通しているシティコンピュータへぜひご相談ください。

まとめ

請求書の原本は法的に保存が義務づけられており、取り扱いには注意が必要です。しかし、原本を電子化すれば、紙の請求書よりも紛失や破損のリスクを下げられます。
また、請求書の電子化は発行や管理にかかるコストを削減し、業務の効率化にもつながります。必要に応じて、専門家に相談したりスキャン代行サービスを利用したりしながら、請求書の電子化を実現しましょう。