CCK BPOサービス導入のきっかけ

そもそものきっかけは今年度のオフィスリニューアルに伴って、フリーアドレスとICT化を促進するために、オフィス内にあるものを断捨離しなければならなくなり、その最も高いハードルとなるものが紙で残してある資料でした。

今年度のオフィスレイアウト変更は、移転後15年が経った当社にとって、社を挙げての一大プロジェクトであり、書類の電子化は最大の課題でした。先行して取り組んでいる他社の状況など詳しく調査を進めるにつれ、やり方次第でコストに大きな差が出ることが分かりました。

特に、ある会社から「資料の電子化に対しては、コストがネックとなり、かなりの量を処分するだけで諦めてしまった」という話を聞き、相応の費用を覚悟しなくては、資料の電子化を促進することはできないと再認識し、コストパフォーマンスが良く業務委託が出来る会社を探し始めました。シティコンピュータさんとは以前に名刺交換だけさせていただいており、この機会にお声がけしました。

他にも複数社から見積をいただきましたが、同じ条件で最も料金が安かったのはシティコンピュータさんでした。ただコストは抑えられても、納期やクオリティに影響が出るのであればお断りするつもりでしたが、電子化作業中に緊急に書類が必要となった時の対応も含め、すべての面で安心して任せることができる条件が整っていることが決め手となりました。

選んでいただいてからの実際の対応

どんな相談でも、すぐに対応をしていただけるレスポンスの早さと、丁寧さに加えて、電子化データの検索システムも、当社向けにカスタマイズしていただき、パソコンが苦手な担当者に対しても、理解できるまでわかりやすく説明をしていただくなど、ストレスを感じることは一切ありませんでした。

ファイル名のつけ方のルールに苦労していた時も、一度決めてしまうと後から修正ができないため、何度もキャッチボールをして様々な提案をいただき、実際に使い勝手のテストができるようにサンプル版を作成いただくなど、慎重に進めることが出来ました。納品いただいた完成品も、大変に満足できるものでした。

今後CCKに期待すること

今回のオフィスリニューアルに伴う書類の電子化については、積極的に取り組んだ部署と、まったく対応しない部署に分かれてしまいました。元々紙資料に偏重している企業文化があり、パソコンで作成した上で、プリントしてファイルに綴じて手元に置いておかないと落ち着かないという社員もおり、そういった人たちの意識改革からスタートした電子化作業でした。

今後も、引き続き電子化の有用性を訴える一方で、電子化を済ませた資料については、その後もしっかりとアーカイブ化を進め、様々な活用ができるようにしたいと思っています。シティコンピュータさんには、さらなる業務の効率化に向けて、一緒に取り組んでもらえたらと期待しております。

関連リンク

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