電子帳簿保存法は2022年1月1日に改正され、電子取引による契約書などのデータ保存が義務化されました。そして、2023年12月31日に猶予期間が終了したことから、急ピッチで電子化を進める企業が増えています。
一方、電子化の重要性は把握しつつ、「何から準備するべきか分からない」「自社に合ったサービスが選べない」と悩む企業担当者も少なくありません。
そこで今回は、契約書電子化のやり方や関連する法律、メリット・デメリットなどを解説します。電子化できない契約書についても掲載しているため、ぜひ参考にしてみてください。

契約書の電子化とは

契約書の電子化とは、これまで主流だった書面ではなく、PDFなどの電子データで契約書を発行することです。
電子契約書は現物に記名・押印できないことから、一見すると法的効力を持たないように思えますが、電子署名法第3条によって、データ上の署名も紙契約書と同等と規定されています。
ただし、電子と紙媒体では保管方法や日時証明の形式などが異なるため、次章で関連する法律も交えて確認していきましょう。

電子契約書と紙契約書の違い

電子契約書と紙契約書の違いは、下表の通りです。

上表の通り、電子契約書は紙契約書より送受信・管理が容易であり、契約書を送る側と受領側の双方に業務負担軽減の効果が期待できるでしょう。

それぞれの契約書の保存方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

関連記事：契約書の保存方法とは？保管期間や紙とデータ保管のポイント・メリットやデメリットも解説

契約書の電子化に関連する法律

契約書の電子化には、先ほど触れた電子署名法以外にも、次のような法律が関わっています。

いずれも契約書をはじめとする書類の電子化を促進する法律ですが、電子化できない書類も存在します。詳しくは後述する「電子化できる・できない契約書一覧」を参考にしてみてください。

 

• ^*1 正式名称：書面の交付等に関する情報通信の技術の利用のための関係法律の整備に関する法律
• ^*2 正式名称：厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令
• ^*3 正式名称：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
• ^*4 デジタル化の促進を図る法律の総称であり、電子契約に関わりが深いのは「デジタル社会の形成を図るための関係法律の整備に関する法律」

契約書を電子化する3つのメリット

契約書の電子化には、以下のようなメリットがあります。

実際に電子化を進める前に、それぞれ詳しく押さえておきましょう。

金銭的コストを削減できる

契約書を電子化すれば、以下のようなコストの削減が可能です。

もちろん、電子契約書を作成・管理するサービスの導入には費用がかかります。しかし、次に解説する2つのメリットも含めて考えると費用対効果は大変高く、契約書発行にかかるトータルコストを大きく減らせるでしょう。

業務効率化が進む

契約書の電子化を行うことで、業務効率化が進むメリットがあります。
紙契約書では、郵送・押印作業や取引履歴を追跡（トラッキング）する際に時間がかかる一方、電子契約書はメール送信で完結し、ファイル名を指定すれば検索も容易です。
また、契約書発行にかかる負荷の減少によって創出された時間は他の業務に充てられるので、結果として業務全体の効率的が進み、従業員の働きやすさにもつながるでしょう。

管理体制が強化される

管理体制の強化も、契約書の電子化によって得られるメリットのひとつです。
紙契約書では破損や紛失の恐れがあるうえに、契約期限のチェックが属人的になり、更新漏れが発生するケースも少なくありません。
対して、電子契約書はPDFなどのデータとして保存するため、部署内外の共有・管理が容易になります。バックアップ体制の構築・アラート通知などを利用すれば、データの紛失や送受信時の見落としリスクも回避できるでしょう。
また、上記のメリットから契約書に関するヒューマンエラーを減らしたい企業にも、電子化は有効な手段といえます。

契約書を電子化する2つのデメリット

契約書を電子化するデメリットは、以下の2つです。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

契約先の同意が必要

契約書の電子化には、取引先の同意が必要となります。もし突然電子化すると、取引先は即座に対応できないうえに、無断で実施したことで信頼関係にも支障を来すかもしれません。
そういった事態を避けるためにも、説明用の資料や問い合わせ体制をあらかじめ整え、協力を得られるようアプローチすることが大切です。
また、中には同意を得られないケースもあるので、良好な関係で取引を継続するために、紙契約書の発行体制も残しておくと良いでしょう。

導入に時間とコストがかかる

電子契約書の導入におけるデメリットは、時間とコストがかかる点にもあります。具体的には、次のような社内体制の見直しと整備が必要です。

上記の工程に対応する人件費や、システムの利用料金などもかかってくるため、スムーズに導入・運用できるよう、予算とスケジュールには十分な余裕を持つようにしましょう。

電子化できる・できない契約書一覧

電子契約書にはさまざまなメリットがありますが、どんな文書にも適用されるわけではありません。
ここでは、電子化できる・できない契約書をそれぞれ詳しく解説します。

電子化できる契約書

データ保存できるのは、「以前から電子化が可能な契約書」と「デジタル改革関連法で新たに電子化が可能となった契約書」の2通りです。具体的な契約書は、下表のようなものがあげられます。

【以前から電子化が可能な契約書】

^*5 不動産関連では電子化不可の契約書もあり（次項の「電子化できない契約書」を参照）

【デジタル改革関連法で電子化が可能となった契約書】

上表の通り、以前から電子化できる契約書は多数存在するものの、デジタル改革関連法によってさらに種類が増えたことが分かります。
今後契約する際はもちろん、過去の取引でも電子化できる紙契約書がないか確認してみると良いでしょう。

電子化できない契約書

電子化できない契約書は、下表の通りです。

上表のうち、「任意後見契約書」と「事業用定期借地権設定のための契約書」は、公正証書*が必要となることから、電子化できません。

^*公証人によって作成される公文書であり、紙媒体で作るよう定められている。

そして、「農地の賃貸借契約書」についても、電磁的記録の作成・保管が行えないため、社内で電子化を進める際は注意しましょう。

電子契約書の作り方

電子契約書の作り方は、大きく分けて以下2つのパターンとなります。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

専用ツールを使う

電子契約書は、WordやエクセルデータをPDFに変換し、電子署名するだけで作成できます。ただし、紙契約書の文言を流用する場合は注意しなければなりません。
たとえば、紙契約書で「署名捺印のうえ、各自1通保有する」と記載している場合、電子契約書では「電子署名し、電磁的記録を保管する」などへ変更する必要があります。
特に、紙契約書と電子契約書の両方を扱う場合は、必ずそれぞれのフォーマットを事前に確認しておいた方が良いでしょう。
作成や署名が簡単にできるツールについては、後ほど解説する「電子契約システムとは」を参考にしてみてください。

紙契約書をスキャナ保存する

紙契約書はスキャナ保存でも電子化が可能であり、以下のようなパターンでは特に重宝するでしょう。

ただし、スキャナ保存する場合はe-文書法にのっとり、下表の4つの要件を満たす必要があります。

参照：e-文書法

ただし、上記は書類によって満たすべき要件が異なるため、詳細は管轄している厚生労働省に問い合わせてみてください。
さらに、スキャナ保存においては、電子帳簿保存法の要件もクリアしなければなりません。

参照：国税庁

^*1：見積などの資金や物品の商流に直接関係のない書類は「一般書類」と規定されており、契約書といった資金の流れに直結する契約書などは「重要書類」となる
^*2：書類の受領から入力までの工程で規定がある場合に限る
^*3：白黒の一般書類はカラー対応不要

電子化に対応できない取引先がいる場合は、書面でのやり取りも従来通り可能です。ただし、契約書の発行側としては保存方法が複数になると管理が煩雑になります。
業務効率を考えると、スキャナ保存で統一するのがおすすめです。その際は、上記の要件を満たしているかをよく確認しながら進めましょう。

電子契約システムとは

電子契約システムとは、契約書の作成や署名、タイムスタンプといった、電子契約に関するすべての機能が備わったものです。
契約書を電子化する上では必須といっても過言ではないため、ここからは具体的なシステムのタイプと選び方を見ていきましょう。

当事者型と立会人型

電子契約システムのタイプは、大きく分けて当事者型（実印）と立会人型（契約印）の2種類となります。当事者型の署名の流れは以下の通りなので、事前に押さえておいてください。

対して、立会人型は第三者が電子署名するタイプで、流れは以下の通りとなります。

証拠としての効力が高いのは当事者型ですが、立会人型の方が業務負荷を軽減できるでしょう。どちらを選ぶべきか迷う方は、次の選び方もあわせてチェックしてみてください。

電子契約システムの選び方

電子契約システムを選ぶ際は、以下2つのポイントを意識すると良いでしょう。

求める機能については上層部だけで判断せず、実際に契約書を作る従業員からもヒアリングすることが大切になります。
いざ電子契約システムを導入しても、肝心の現場が使いにくさを感じるようでは早期買い替えなどのリスクが発生するためです。
また、重視するポイントは「コスト」や「セキュリティ性」など企業によってさまざま。強固なセキュリティを備えるシステムはその分コストがかかるため、予算を考慮しつつ慎重に検討してみてください。

契約書の電子化におすすめの無料サービス5選

当記事でおすすめする電子契約システムは、下表の通りです。高機能な有料ツールだけでなく、トライアルを通して無料で利用できる無料プランがある電子契約システムも掲載しているので、自社の運用方針と予算にもとづいて選びましょう。

 

いずれも無料トライアルを用意しているため、電子契約システムを初めて導入する企業でも気軽に試すことが可能です。
使用感をチェックし、効率的に電子化が行えそうであれば、有料版へ切り替えて機能を拡張してみてください。

まとめ

電子帳簿保存法が定める保存区分のうち、電子取引データ保存は2024年1月1日から義務されたため、社内体制の整備や取引先への説明などが必要です。
電子契約システムの導入にはコストがかかりますが、業務効率化や管理体制強化といったメリットがあるため、自社に合ったものを選べば十分な費用対効果が見込めるでしょう。
ただし、電子化は紙契約書のスキャナ保存でも実施できる一方、無理に内製化しようとすると業務量が増え、保存要件も満たせないリスクがあります。
したがって、もし不安な場合は電子契約システムではなく、スキャン代行サービスを利用するなどして、柔軟に電子化を進めてみてください。