従来の契約書の保存方法といえば、紙のままファイリングするのが基本でした。しかし、電子帳簿保存法が改正され、スキャナ保存の事前承認が不要となってから、紙の契約書を電子化する企業が増えてきました。
ただし、「スキャナ保存後の原本は捨てて良いのか」「データ保存は義務なのか」といった疑問を抱くご担当者様も少なくありません。
そこで本記事では、紙も含めた契約書の保存方法に加えて、電子化した場合の注意点についても詳しく解説します。

契約書の保存方法

契約書の保存方法は、大きく分けて紙保存とデータ保存の2通りに分かれます。
そして、後者のデータ保存は、電子帳簿保存法により「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つの保存区分に分類されています。
ここでは一例として、紙の原本を電子化した（スキャナ保存）際の保存要件を確認しておきましょう。

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」電子帳簿保存法上の区分1ページ

参照：国税庁「Ⅱ適用要件【基本的事項】一問一答」問12」

紙の原本を保存する方法

紙の契約書を保存する際はファイリングが基本となります。
「企業名で五十音順にする」「案件ごとにファイリングする」「日付順で保管する」といったルールをあらかじめ決めてファイリングすれば、必要な契約書をスピーディーに探し出せるでしょう。

紙から電子化した契約書の保存方法（スキャナ保存）

「スキャナ保存」は、紙の契約書をスキャナ読み取りするなどして電子データ化し、PDFや画像ファイルとして保存する方法です。電子契約書を取り扱うにあたっての特別な手続きは必要ありませんが、スキャナ保存の要件に則って保存する必要があります。
ただし、スキャナ保存を開始した日よりも前に作成・受領した契約書などの重要書類（資金や物の流れに直結・連動する書類）を電子化する場合は、税務署への届出が必要となる点に注意しましょう。

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」電子帳簿保存法上の区分1ページ
参照：国税庁「過去分重要書類の取扱い」

契約書の電子化について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

契約書の電子化とは？メリット・デメリットや作り方・5つの無料サービスも解説

契約書電子化のやり方や関連する法律、メリット・デメリットなどを解説します。電子化できない契約書についても掲載しているため、ぜひ参考にしてみてください。

電子媒体として自社発行した契約書の保存方法（電子帳簿等保存）

電子媒体で自社が発行した契約書は「電子帳簿等保存」の要件に則って保存する必要があります。

参考までに、上記は2022年1月1日の改正によって緩和された要件となります。従来よりも環境構築の負担は少ないので、早い段階から整備しておきましょう。

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」電子帳簿の保存要件の概要2ページ

外部と授受した電子取引の契約書の保存方法（電子取引データ保存）

顧客と電子取引により授受した契約書は、大きく分けて2通りの保存方法があります。
1つ目は、サーバーやシステムなど「自社保有のITリソースを活用した保管方法」です。いわゆるオンプレミスと呼ばれる方法はカスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせたシステムを構築できます。
ただし、自社開発のシステムはデータセンターやハードウェアの確保などに、金銭的・時間的コストがかかります。また、セキュリティ水準を維持・向上させるためにはファイアウォールなどの導入・運用やバージョンアップなども社内で随時対応することが必要です。
上記とメリット・デメリットが表裏一体となっているのが、2つ目の方法である「クラウドサービスを利用した保管方法」になります。
クラウドはセキュリティ機能が備え付けられており、運用管理はサービス提供事業者がおこなってくれます。すでに構築されたシステムを利用することから、準備にかかる時間や金銭も少なく済み、立ち上がりが速い点もメリットです。
カスタマイズ性は低いものの、近年ではさまざまなクラウドサービスが開発されているため、自社に合ったものを選ぶとそれほど問題ではありません。無料トライアルなどを通じて、使い勝手を確認しながら導入するサービスを検討していくと良いでしょう。
なお、「電子取引データ保存」は、次の真実性と可視性の要件を確保する必要があります。

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」電子取引の保存要件4ページ

2022年1月より、取引情報をメール等で授受した場合、電磁的記録つまりデータでの保存が必要となりました。
ただし、2023年12月31日までに行われた電子取引の書類については、税務調査等で求められた際に、提示または提出できるようにしていれば、保存対象の電子データを印刷して保存しても良いとされています。

契約書の保存方法に関するルール

契約書の保存については、電子帳簿保存法以外の法律も押さえておかなければなりません。
契約書原本の保管義務やスキャナ保存した際の取り扱いに関する法律は特に重要度が高いので、ぜひ参考にしてください。

保管期間

契約書原本の保管期間に関わる法律は、大きく分けて「会社法」と「法人税法」の2種類となっています。

会社法では「10年」保管

会社法とは、会社の設立や運営などに関するルールを定めた法律です。
一般的な契約書の保管期間は、会社法において「契約終了後10年間」と定められています。契約の安全性を考慮した期間であり、万が一の契約トラブルの際は裁判の証拠としても認められます。

法人税法では「7年」保管

法人税法は、税務関連の帳簿や契約書の保管期間といった法人税に関するルールを規定しています。
具体的な原本の保管期間は「契約締結から7年間」です。契約書は税務調査の対象となるため、求めに応じていつでも提出できる状態を整えておきましょう。

参照：国税庁「帳簿書類等の保存期間」

契約書をスキャナ保存した際の取り扱い

昨今はペーパーレス化が促進されていますが、まだ「契約書は紙でやり取りした方が安心」と考える企業は少なくありません。
しかし、顧客から受け取った契約書や個人事業主と交わした業務委託契約書などを紙のまま保管する場合、閲覧や管理に難点があります。そのため「スキャナ保存」と併用するのがおすすめです。
そこでここからは、原本を伴う契約書のスキャナ保存に関連する2つの法律を解説します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、税務関連書類を電子的な形式で保存できるようにした法律であり、紙の契約書を電子化する際は、保存区分の一種である「スキャナ保存」の要件を満たさなければなりません。
そして、適切な環境でスキャナ保存した契約書は「国税関係書類」として認められており、税務調査などでも紙の原本と同じ効力を持ちます。

参照：電子帳簿保存法「第2条第2号」「第4条第3号」

民事訴訟法

民事訴訟法において、電子形式の契約書は原本と同様には扱われません。
スキャナ保存などで電子化された契約書は「準文書」と呼ばれ、法的効力を持たないコピー扱いとされます。したがって、民事訴訟などの法的手続きで証拠として提出する場合は、原則として原本を提出しなければなりません。

参照：民事訴訟規則「143条1項」

契約書をデータ化して保存するメリット

契約書をデータ化して保存するメリットは、主に次の3つが挙げられます。

閲覧しやすい

契約書をデータ化していれば、検索機能を使用して簡単に目的の契約書を見つけられます。キーワードや条件を紐づければソート検索も可能となるので、必要な情報を素早く取得できるでしょう。
また、他部署へ依頼することなく契約書を確認でき、倉庫や戸棚まで物理的に足を運ぶ必要もありません。紙のまま保管するよりも、閲覧にかかる時間が大幅に短縮されるでしょう。

管理しやすい

データ化した契約書は、物理的なファイリングやインデックスを作成する手間もかかりません。
閲覧者制限も簡単に設定できるので、紙のままよりも格段に管理しやすくなるでしょう。情報の保護や機密性の確保も容易となり、劣化防止のために空調などを調整する必要もありません。

紛失のおそれがない

紙の契約書は、閲覧時の持ちだしやファイリングといった物理的な取り扱いの際、常に破損と紛失の危険がつきまといます。
そのため、両方のリスクを解消したい企業にとって、契約書のデータ化は最適な方法の1つと言えるでしょう。
また、サーバーの不具合やヒューマンエラーなどでデータが破損しても、バックアップから簡単に復元できる点も大きなメリットです。

契約書をデータ化して保存するデメリット

契約書をデータ化して保存する際は、以下3つのデメリットに注意する必要があります。

民事訴訟法では原本として認められない（スキャナ保存）

電子帳簿保存法では、スキャナ保存によってデータ化した契約書も原本と同じ効力を持ちます。すなわち、原本は破棄しても問題ありません。
ただし、民事訴訟法ではスキャンした契約書の法的効力を認めていないため、訴訟時に証拠として提出しても原本の代わりにはなりません。このような訴訟時のリスクもあるため、原本も保管しておくことをおすすめします。

参照：民事訴訟規則「143条1項」

スキャン作業の手間がかかる（スキャナ保存）

契約書をスキャナ保存するには、当然原本のスキャン作業が必須となります。
数枚程度なら大きな負担にはなりませんが、数ヶ月～数年分の契約書のスキャン作業はとても一人では行えません。
また、スキャン前後には付せんやインデックスの取り外しなど細かい作業も発生することから、外注を検討する企業も少なくありません。

高度なセキュリティ対策が必要になる

契約書をデータ化して保存する場合、情報漏洩やハッキングなどを防止するために、高度なセキュリティ対策も実施しなければなりません。
たとえば、クラウドサービスを利用する場合は、特定のサーバーやネットワーク上に機密情報を預けることになります。しかしセキュリティが不十分では、ハッキングによっていとも簡単に重要データを盗まれてしまうでしょう。

契約書の保存方法に関するよくある質問

ここからは、契約書の保存方法に関するよくある質問を2つ解説します。

スキャナ保存したら原本は破棄してもいい？

結論から言えば、契約書の原本は安易に破棄するのはおすすめできません。電子帳簿保存法では、電子化された書類も原本と同等の法的効力が認められます。
そのため、原本を破棄しても問題はありませんが、民事訴訟法においては、スキャンされた契約書は原本ではなく「準文書」の扱いです。訴訟トラブル時は、データ化した契約書を提出しても「証拠とみなされない」ため、万が一原本を破棄してしまうと、不利になる可能性があります。

参照：民事訴訟規則「143条1項」

電子取引した契約書は印刷して紙保存してもいい？

基本的に電子取引による契約書は、電子データで保存する必要があります。
ただし、2023年12月31日までに行われた電子取引の書類は、保存対象の電子データを印刷して保存しても問題ありません。その際、税務調査等で求められた場合には、提出できるようにしておく必要があります。
2024年1月以降は「電子取引データ保存」の要件を満たす保存方法が義務化されているので、注意しましょう。

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」③電子取引データ保存に関する主な改正事項3ページ

紙の契約書の管理方法は？

契約書などの重要書類の管理方法は、「集中管理」と「分散管理」の2つに分かれています。
集中管理とは、自社の専門部署などで契約書を一元的に管理する方法です。メリットとしては、契約書が一箇所に集中しているため、必要なときに迅速に契約書を確認することができます。
たとえば、「ある契約書の内容を確認したい」「契約書の更新期限を知りたい」といった要望に対して、専門部署の担当者がすぐに対応可能です。
一方、大量の契約書を保管するための倉庫などが必要になり、ファイリングシステムなどもツールも整備しなければなりません。加えて、専門部署に問い合わせや依頼が集中しやすい点にも注意した方が良いでしょう。
また、分散管理は部門や部署ごとに契約書を管理する方法です。各部門が独自に契約書を管理するため、関係書類や担当者を把握しやすいメリットがあります。
しかし、分散管理は部門ごとに異なる管理方法や管理状況があるため、別部門の契約書を確認したい場合は時間がかかる可能性があります。社内で上手く連携が取れていないと、部門をまたいだ情報共有や連携がスムーズに進まない点もデメリットとして挙げられるでしょう。

スキャンサービスのシティコンピュータなら契約書の電子化も任せて安心

契約書を電子化すれば、紙のまま保管するよりもアクセスと管理が容易となり、物理的な紛失リスクも解消できるでしょう。
一方、高度なセキュリティ対策が求められる上に、大量の契約書をスキャンする手間もかかります。法改正に合わせて管理体制をこまめに整える必要もあるため、専門知識を持ったスタッフがいなければ、適切な対応は難しいかもしれません。
そこでおすすめなのが、契約書などの重要書類のスキャンに特化した代行業者です。シティコンピュータは、頻繁に改正される電子帳簿保存法の要件に対応し、高度なセキュリティ対策で、企業の重要書類電子化をサポートします。

• 30年以上の実績
• 電子化による業務効率化を専門のコンサルタントが提案
• 社外秘書類もクライアントのオフィスでスキャン可能
• 作業前後のホッチキス処理に対応
• 運搬から廃棄まで高水準のセキュリティ対策を実施

契約書のスキャン保存についてお困りの方は、ぜひシティコンピュータの代行サービスをご検討ください。