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【スキャニング】オフィスの効率化を書類の電子化と体系化で支援!

こんにちは。お天気がころころと変わり、秋らしくなったと感じます。今日はいつもと少し違う道を通ったのですが、たくさんのドングリが落ちているのを見つけました。細長い椎の木のドングリです。子供の頃、公園のあまり人が通らない場所に行っては、綺麗な状態のドングリを探して、たくさん拾って帰ったことを思い出します。

シティコンピュータの事業を順番にご紹介しているシリーズ、今回で3回目です。
今回紹介するのは、スキャニング事業です。

近年のオフィス事情

ここ最近の世情により、リモートワークを行う会社が急増しました。業種や業務内容にもよりますが、会社に居なくても仕事ができる場合も多い、という認識が広まっています。
コロナウイルスが落ち着いた後も、リモートワークを選べるようにすると決めた会社もあると聞きます。セキュリティソフトや各種ソフトウェアのクラウド化など、リモートワークを支える環境も整ってきています。

リモートワークが広まる以前から、個人のデスクを与えるのではなく、ロッカーやPCのみを貸与し、社内の席は毎日自由に選ぶフリーアドレスオフィス化を進めている企業が徐々に増えていました。一部上場企業の中にも、フリーアドレスを取り入れている会社が多々あります。意外にも、いつも周囲の人が変わるので、集中できて仕事がはかどるという方が多いようです。PC以外の私物が目に入りにくいからかもしれません。

メリットは個人の仕事の効率だけでなく、社内に滞在する時間の短い社員が多い企業ではオフィスを縮小化することができますし、毎回デスクを綺麗にしなければならないので、持ち込まれる私物の量が減り、セキュリティの管理や社内の美化にもつながると、評価されています。

こういった、リモートワークの定着やフリーアドレス式オフィスの普及により、今後ますますオフィスの縮小を検討する会社が増えてくると考えられます。

書類電子化のメリット

スキャニングは、オフィスの効率化につながる文書管理、書類管理に大変メリットのある事業です。

オフィスのスリム化に貢献

実際に、出社する人員が大幅に減ったため、フロアを半減させる企業も出てきています。そんなオフィスのスリム化を阻むのが、大量の重要書類です。人事関係の書類や保管義務のある書類、過去の契約内容や現在継続している業務に関連する資料など、保存はしておきたいが書類の入った段ボール箱がとにかく場所をとるので困る、という企業が多いのです。

スキャニングを行い、かさばる紙の書類を電子化することができれば、オフィス面積を減らす時にも、オフィスが少し手狭になった時にも、役立つはずです。紙の書類を破棄するのは問題があるという場合でも、たびたび取り出す書類とほとんど取り出さない書類では、保管方法も必要な面積も大幅に変わります。

BCP対策にも

また、大規模な災害などでは、紙の資料が汚損してしまうことや、最悪な場合失われてしまうこともあります。そういった災害時にも、書類を電子化し、セキュリティが確保された外部のデータストレージなどに置いてあれば、会社の貴重な財産である書類の内容を守ることができます。業務を即時継続する助けになるかもしれません。

スキャニングとデータエントリーの関係

スキャニングは、1回目でご紹介したデータエントリー事業と密接な関係があります。データエントリーでは、紙の書類からデータを読み取り入力することもできます。

しかし、個人情報が含まれているような書類では、多くの場合、書類をスキャニングしてからマスキングや分割をし、作業者がまとまった情報を読み取れないようにして作業を行います。原紙の状態では分割やマスキングは難しいので、スキャニングで電子化したデータを加工するのです。

個人情報を含んだデータエントリーを行う上で、スキャニングは無くてはならない技術です。

では、なぜスキャニングを独立した一つの事業として行っているのでしょうか?それは、データエントリーは不要で、書類をスキャンし作成した各種画像データを納めて欲しいというご要望があるからです。

スキャニングサービスの特長

シティコンピュータのスキャニングサービスは、お客様が指定されたラベルの規則に従って、スキャニングを行った書類の画像データを分類し、ファイルネームでの検索によって、求める書類のデータを探しやすくします。

画像の解像度も高く、通常の書類であれば、スキャニングを行った画像データで、内容が十分に確認できます。画像のファイル名やラベルの種類など保管ルールをご提案することもできますので、お気軽にご相談いただけます。

多様なスキャニング機材

スキャンを行う機材も整っており、自動で紙送りを行うADF、1枚ずつスキャニングするフラットベットスキャナ、1枚にできない本形式のものには、ブックスキャナーも用意があります。

1枚ずつになっている書類はもちろんADFを使用しますが、ホッチキスなどでまとめられた書類などは、一度綴じている状態を1枚ずつに丁寧に分け、ADFでスキャニングを行ってから、また綴じ直します。ADFを使用するのが難しい紙の書類は、フラットベットスキャナ、製本されたものなど、綴じを外せないものはブックスキャナーでスキャニングを行います。スキャニングする書類に合わせて、機材を選択しています。

▼写真は実際に当社が使用している機材です。ADFとフラットベットスキャナの両方の機能があります。

電子化と書類の整頓を同時に

また、プランにもよりますが、スキャニングと同時並行で書類の整頓作業を行い、電子化した書類と同様のラベルの法則に沿って分類をするサービスもご提供しています。これにより、電子化と書類整頓を同時に実現することが可能です。電子化を行うついでに書類の整理も行い、体系化して保管したいといった場合に、お勧めです。

資料を確認していただく時には、パソコン上で、電子化した画像データのタイトル名かその一部で検索し、探していただきます。内容を確認したり、複製したりするだけで良いのであれば、画像データだけでも十分でしょう。手を加えたい時や、破棄や返却などをしたい時など、紙の書類をさらに確認したい時には、紙の書類もデータと同じルールで整頓されているので、簡単に探すことができます。

重い資料の箱をいくつも開けて一つずつ書類を探すのではなく、PC上で簡単に検索できるようになるだけでも、作業の効率化が図れるはずです。腰を痛める心配も減り、安心です。

手軽なデータ化に特化したプラン

書類のスキャニングと検索システムの設定のみを行うデータ化に特化したプランもあります。

全く確認することは無いが、法令で期限が定められた保管義務がある書類など、あまり参照する頻度が高くないため、タイトルでどんな書類か分かる程度でよい場合などには、こちらのプランが便利でしょう。

まとめ

「書類の電子化を行いたいが、どのようにしたら良いか分からない…」「予算は少ないが、とにかく紙書類を減らしたい…」「使用頻度の高い資料を電子化したいので、急いでほしい…」

そんなお悩みをお持ちでしたら、シティコンピュータのスキャニングをぜひご検討ください。ご希望に合わせた最適なプランをご提案させていただきます。

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