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データ化業務/ スキャニング/ 2022.12.21 2024.03.10

国税関係書類に最適なスキャンサービスを選定!~電帳法改正で増加するスキャナ保存~

電子帳簿保存法(以下電帳法)に対応して、書類を紙から電子発行へと切り替える企業の増加に伴い、紙でやり取りしていた書類をスキャンして保存する企業が増えています。
今までは電帳法で定められたスキャン保存の要件が厳しく、原本が必要になるのでスキャンは行わないという企業もありました。しかし、2022年の改正によって、スキャンを行うタイミングの規定の変更や、定期的な検査の要件が廃止され原本の保存が必要なくなるなど、電帳法の規定が大幅に緩和されました。その結果、月に1度まとめてスキャンを行う程度のスキャン頻度でもスキャナ保存が可能になるなど、ペーパーレス化のハードルが下がり、導入を検討する企業が増えたようです。
そこで今回は、スキャン方法や、スキャン代行業者を見極めるポイント、業者に依頼する場合に注意すべきポイントなどを、継続して書類が発生する状況に合わせて検討いたしました。紙で領収書や請求書などの国税関係の書類を受け取ることのある、継続的にスキャンが必要な書類が発生する企業に向けて、電子化の実施に際して役立つ情報を紹介します。

スキャナ保存の対象となる国税関係書類とは?

電帳法の改正によって、継続的に発生する書類に対してスキャンを行う企業が増えました。電帳法で定めるスキャナ保存の対象となるのは、国税関係書類の中で、取引先から紙で受領した書類や自社が紙で作成し取引先に交付した書類です。国税関係書類には、契約書、納品書、請求書、領収書、見積書、注文書、検収書などが該当します。

その中でも、毎月発生する可能性の高い請求書や領収書、納品書などが、継続的に発生しスキャンが必要な書類の代表格です。

継続的にスキャンが必要な書類

継続的に発生する国税関係書類をスキャンする方法

スキャンの必要な書類が継続的に発生する場合、スキャン方法は自社内で行うか業者に依頼するかで大きく二つに分けられます。それぞれ、細かくどのような方法があるのか、メリットやデメリット、費用はどの程度かかるのかなどを考えていきます。

なお、国税関係書類(決算関係書類を除く)をスキャン保存して電子化する際は、電子帳簿保存法が定める要件を満たす必要があります。詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。

関連記事:スキャナ保存の要件や対象書類とは?タイムスタンプの必要性とメリット・デメリットも解説

1.自社内で社員がスキャンを行う場合

まず考えられるのは、新たな人員や設備を用意せず、社内のリソースを使用してスキャンを行う場合です。今回は、使用する機器ごとに、スキャンに向いている書類やメリットとデメリット、費用等を考えていきます。

自社内で社員がスキャンを行う

1-1.複合機でスキャンする

多くの企業で導入されている複合機は、コピーやFAXの機能に加え、最近ではスキャナー機能を有していることが多い機器です。大型のタイプであればA3サイズまでの書類に対応していますし、デスクに載せられるサイズの物でも、コピー機能を持つためフラットベッド(※)を備えていることが多いのが特徴です。

※フラッドベッド:平らなガラス台の上に原稿を伏せて置き、ガラス台の下から読み取りを行う方式です。コンビニエンスストアに設置されているような一般的な複合機に多く採用されています。

複合機でのスキャンに向いている書類

複合機はフラットベッドの場合が多く、レシートサイズの領収書からA4サイズの請求書、A3サイズの契約書等までさまざまな形式の書類に対応できます。オートフィーダ機能(※)を持つものもありますので、1枚ずつのスキャンから、複数枚のスキャンまで、大型などの特殊な書類をのぞき、オールマイティに何でもスキャンできるのが特徴です。

※オートフィーダ機能:用紙(原稿)を自動的に1枚ずつ複合機へ送り込む機能です。

複合機でスキャンを行うメリット

社内で行う全てのスキャンで言えることですが、スキャンを行うために書類を社外に持ち出す必要がないのでセキュリティ面で利点があります。また、複合機を既に社内に備えている場合、既存の設備を使用できるため、大きな設備投資の必要なくスキャンを行うことができます。

複合機でスキャンを行うデメリット

既存の業務で複合機を使用している場合、新たにスキャンを行うことで従来の業務が滞る場合があります。また、社員が行う場合、スキャンに慣れていない人も多く、時間がかかったり、最悪の場合スキャンに失敗しているのに気づかず原本を破棄してしまい、詳細が失われてしまったりといった恐れもあります。

複合機でスキャンを行う費用

スキャンを行う自社の社員の人件費がかかってきます。表立って増える費用ではないのですが、スキャンに時間をかけるほど社員の人件費がかかります。それで本来の業務が終わらず残業ということになれば、目に見える形でも費用がかかってきます。また、複合機の数が足りない場合には、設備に費用がかかります。普段あまり使われていなければ問題無いですが、頻繁に使っている複合機しかない場合には、設備に追加費用がかかることも考えた方が良いでしょう。

1-2.ハンディスキャナーを利用する

ハンディスキャナーは、手で持って書類の上でゆっくり動かすことで書類をスキャンする道具です。以前は書類との距離を等しく保たなければならないなど扱いが難しかったのですが、最近は技術が向上して綺麗なスキャンが行えるようになってきました。

ハンディスキャナーでのスキャンに向いている書類

ハンディスキャナーは手で持って使用する小型の機械です。小さいといっても機械を何度も動かすので、領収書などの小さい書類で枚数が少ない場合には便利ですが、まとまった枚数のスキャンを行うには向きません。また、ハンディスキャナーはA4までのサイズしかスキャンできない機種が多いので、書類の形態によっては作業に支障が出る可能性があります。

ハンディスキャナーでスキャンを行うメリット

複合機と同じく、スキャンのために書類を社外に持ち出す必要がありません。また、ハンディスキャナーを普段から業務に使用している企業の場合、新たに設備を用意する費用がかかりません。
ハンディスキャナーはサイズが小さく手元でスキャンできるため、個人で少数のスキャンを行う場合に向いたアイテムです。既に複数台導入している場合、個々人でスキャンを行う企業には大変便利です。

ハンディスキャナーでスキャンを行うデメリット

スキャナーを手で持って動かさなければならないため、大量の書類を扱うのには向いておらず、スキャンを少人数でまとめて行うには不適です。スキャンに時間がかかる点も、一度に大量のスキャンを行うには向いていません。
また、ハンディスキャナーを所有していない場合、購入やリースが必要となります。さらに、ハンディスキャナーはスキャンできる範囲が限られているため、スキャンが正しく行われているか、注意深く確認が必要です。

ハンディスキャナーでスキャンを行う費用

費用としては、まずスキャンを行う社員の人件費です。ハンディスキャナーを使用する場合、個々人で作業を行うことが想定されます。スキャンになれていない社員が行いますし、スキャンスピードも速くないため、トータルで考えると、社員のかなりの時間をスキャンに費やすことになります。さらに、ハンディスキャナーの数が揃っていない場合には揃える費用もかかります。1~2万円で購入できますが、一度に作業できる量に限りがあるため、複数台必要になってくると大きな出費になります。

1-3.スマホのカメラで撮影する

平成28年度の電帳法の改正から、スキャナ保存にデジタルカメラやスマートフォンの利用が可能となりました。そこで急激に増えてきたのが、経費を使用した社員が領収書等の書類をスマホのカメラで撮影し、会社のシステムに登録するという方法です。特に、経費精算の場面でスマホのカメラでの撮影を行っている企業が多いようです。社員が個別にスキャンを行う場合、それぞれの手持ちの機器でスキャンができるため便利な方法です。

スマホのカメラでの撮影に向いている書類

スマホのカメラで撮影する場合、少しの角度の違いなどでもゆがみなどが出やすくなってしまうため、領収書やレシートなど、サイズがあまり大きくないものの撮影に向いています。A4サイズの書類などは、全体を撮影すると影や光る部分ができたり、ゆがみが発生したりすることが多く、読めない箇所ができる可能性があるため、スマホカメラでの撮影には適しません。

スマホのカメラで撮影を行うメリット

スキャンを行うため社外に書類を持ち出す必要がない点は、他の自社で行うスキャニングと同様です。しかし、スマホのカメラで行う場合、出先などでも簡単に撮影できるため、領収書を社外でスキャンする社員が発生することも予想され、ルール作りが必要です。
社用端末を持っている社員も多く、既存の設備を使用でき、設備に追加費用がかかりにくい点もメリットです。また、個々が所持しているため、社員が各々でスキャンを行う場合に大変便利です。

スマホのカメラで撮影を行うデメリット

「スマホのカメラでの撮影に向いている書類」のところでも書いた通り、A4サイズ以上の書類については撮影が上手くいかないケースが多い点がデメリットです。また、各々が撮った写真のデータを集約する必要があり、メールなどで添付されれば整理に担当社員の時間がとられますし、精算用のソフトウェアの導入等が必要になることもあります。

スマホのカメラで撮影を行う費用

個々人がスキャンを行う場合が多く、スキャンを行う社員の人件費がかかります。写真撮影なので、慣れていない社員は少ないですが、書類を情報の過不足無く撮影するとなると、予想より時間をとられることも考えられます。またデメリットで挙げたように、撮影データの管理に人手がかかる、ソフトウェアの導入が必要になるといった場合があります。

1-4.セルフスキャンを利用する

担当する社員が、コンビニやコピーサービス店舗などの機器を利用してスキャンを行うセルフスキャンも方法として考えられます。コンビニですとスキャン1枚につき30円程度、コピーサービスの場合、1枚10円程度の金額からスキャンが可能です。

セルフスキャンの利用に向いている書類

セルフスキャンの場合、複合機が用意されている場合が多く、フラットベッドなのでレシートサイズからA3サイズまでさまざまな形式の書類に対応できます。

セルフスキャンを利用するメリット

設備を多く有していない場合でも、セルフスキャンを利用すれば、新たな設備を用意することなくスキャンを行うことができます。

セルフスキャンを利用するデメリット

書類をサービスが利用できる場所まで持っていく必要があるため、社外に持ち出すことになります。よって、自社で作業するセキュリティ面のメリットが薄れます。まとめておいて持ち出してスキャンを行うなど、担当社員の手間もかかります。また、スキャンが正しくできているかどうかの確認が必要となりますが、その場で詳細な確認まで行うのは難しいため、失敗していた場合は再度外出するなど手間が大きいです。

セルフスキャンを利用する費用

まず、セルフスキャンの利用代金がかかります。コピーサービスの店舗では1枚10円程度から可能です。
また、スキャンを行う社員の人件費もかかります。スキャンが必要な資料をまとめておいて、それを持って出かけ、スキャンを行い戻ってくるという工程です。スキャン作業に慣れていない方が行いますし、待ち時間が発生する場合もあり、1日がかりになることも考えられます。

2. スキャン代行業者を利用する場合

業者に依頼する方法では、1ヶ月分などでまとめて宅配便などで発送して依頼する方法の他、依頼した企業の指定した場所にスキャナーを持ち込み、業者が手配した作業員が作業を行う出張サービスを展開している業者もあります。

スキャン代行業者を利用する

2-1. スキャン代行業者に書類を送る

スキャン代行業者では、依頼企業から受け取ったスキャンが必要な書類を業者の作業場所の中でスキャニングし、データを作成します。スキャンの必要な書類をスキャン代行業者に渡さなければなりませんが、最近は宅配便を利用するケースが多いようです。場所によっては、引き取りサービスなどを実施している業者もあります。

サービス内容

代行業者がスキャニングを行います。依頼企業は、宅配業者を利用して、代行業者に書類を送ります。電帳法に対応して、1ヶ月ごとにスキャンが必要な書類を代行業者に発送しているケースが多いようですが、伝票などの税法上はスキャンの必要ない書類を電子化する場合もあり、内容によって頻度についてなどは調整が可能です。スキャン後は、データとともに資料が戻ってきますが、スキャン後原本を廃棄するサービスや、代わりに保存してくれるサービスを提供する業者もあります。

書類を送る場合のメリット

まとめて書類を送るだけで、スキャンデータが出来上がるので、社員の負担が少ない点がメリットです。社内で作業を行わないため、場所も必要ありません。さらに、プロの技術者がスキャンを行いデータの確認も行っているため、スキャンミスが発生しないのもメリットの一つです。

書類を送る場合のデメリット

デメリットとしては、スキャンのために機密書類を外部に出す必要があることが挙げられます。
また、まとめて発送するという性質上すぐにスキャンを行うことができず、決まった期間スキャンする書類をまとめておく手間が発生します。狭いオフィスの場合には、邪魔に感じることもあるかもしれません。さらに発送自体も社員が行う必要があり、手間に感じるかもしれません。

スキャン代行業者に書類を送る場合の費用

スキャン代行業者に依頼する料金がかかります。スキャン費用は1面5円程度からですが、枚数が少ないと1枚当たりの金額が高くなる傾向があります。その他、配送料やスキャンする書類をまとめて送る社員の人件費がかかります。

2-2. 出張スキャンを利用する

社外に書類を出したくないという企業に重宝されるのが、業者に書類を送るのではなく、業者の作業員が社内で作業を行う出張スキャンです。

サービス内容

出張スキャンでは、依頼した企業の指定した場所にスキャナーを持ち込み、業者が手配した作業員が作業を行います。企業側は、作業場所を提供する必要はありますが、書類を社外に持ち出すことなくスキャンが可能なので、セキュリティの厳しい企業が利用しています。

出張スキャンを利用するメリット

メリットは、外部に依頼するにも関わらず、社外に機密書類を持ち出すことなくスキャニングを行うことができる点です。セキュリティを担保したまま、専門技術者の技術でスキャンを行えます。

出張スキャンを利用するデメリット

社内に一時的にスキャナーが持ち込まれて作業が行われるため、作業スペースが必要となります。外部の業者が立ち入っても良い場所にスペースを設ける必要があります。また、作業員が派遣されるため、人件費などで通常のスキャニングよりも高額な費用が発生します。

出張スキャンを利用する費用

通常のスキャン費用に加えて、スキャナーの貸し出しや作業員の日当などの追加費用がかかります。さらに社内に作業スペースを確保する必要があるため、目に見える出費ではありませんが、場所代もかかっていることになります。

継続的に国税関係書類のスキャンが発生するなら、スキャン代行業者の利用がおすすめ

出張スキャンを利用する費用

自社でスキャンする場合とスキャン代行業者を利用する場合の費用を考えてみます。
例えば、スキャンの必要な書類が毎月100枚程度発生するとします。業者に依頼すれば、配送料などを加えても、1枚スキャンする費用は30円にも満たない金額でしょう。しかし、それぞれ書類が発生した時に社員がスキャンを行う場合、その作業が5分程度で終わるものだとしても、人件費は100円以上でしょう。
継続的にスキャンする必要があるなら、費用面を比べればスキャン代行業者を利用した方が良いと考えられます。
さらに、数年に一度変更される電帳法への対応なども、業者に依頼していれば合わせるのは簡単です。
もし、スキャンを自社で行うために社員がスキャンデータを登録できるシステムを導入していたとして、電帳法の改正などでシステムに変更の必要が発生したらどうでしょう。社員に周知するのに必要な時間も社員が新しいシステムに慣れる時間もかなりの長さです。
品質の面でも、業者に依頼する方がおすすめです。電帳法の「スキャナ保存」制度を利用する場合、原本は必要なく、たいてい破棄してしまうので、スキャンの失敗が許されません。社員の確認に頼るよりも、専門の業者に任せた方が安全だと言えます。

スキャン代行業者を選定する5つのポイント

今回は、コンスタントにスキャンする書類が発生する企業向けにスキャンの方法を考えています。このような場合、一度にスキャンする書類が少ないため、業者選びも難航しがちです。
そこで、業者選びに役立つ5つのポイントをご紹介します。

スキャン代行業者を選定する5つのポイント

1.スキャニングの料金

スキャニング料金はスキャンしたい量やサイズによって異なりますが、1ページいくらの単価制がとられていることが多く、量が増えるほど1ページの単価は安くなることが多いです。また、付随する作業が発生するごとに別途料金がかかる場合が多く、冊子やホッチキス留めの書類などは料金が高くなります。毎月スキャンが発生するような場合、1回に依頼する枚数が少なくなるため、最低発注金額を設定している業者には発注できないケースもありますので、注意が必要です。
枚数やサイズの内訳がどうなっているかなど、スキャンを行う書類の詳細を把握してから料金の概算見積もりをとると良いでしょう。

2.契約期間や1回のスキャン枚数の柔軟さ

1回に依頼するスキャン枚数が減ると、1回当たりの代金が低くなり、引き受けをしぶる業者も出てきます。継続的にスキャンする書類が発生する場合、例えば年間契約など、一定期間に複数回スキャンを行う契約を結べるなど、柔軟な対応をする業者を選ぶと良いでしょう。1回あたりいくら以上といった、最低発注金額を設定していないことも大切です。
インターネットなどに公開しているメニューに最初から記載している業者は少ないため、問い合わせを行うことが大切です。問い合わせをするためには、毎月どの程度スキャンが発生するか、書類のサイズや種類の内訳など、目安を把握しておくと便利です。

3.スキャン代行業者のセキュリティ対策

セキュリティ対策がしっかり行われているかどうかの指針になるのが、プライバシーマーク(Pマーク)やISMSの認証です。
個人情報管理を適切に行っていることを認証するプライバシーマーク、情報の機密性、完全性、可用性の維持を認証するISMS、どちらも、セキュリティに対する業者の姿勢が判断できます。更新時には認証機関による審査があり、継続して対策を行っているかどうかも判断できます。
認証を受けている業者は、それぞれのマークをWEBサイトに記載している場合が多いので、確認すると良いでしょう。

スキャン代行業者のセキュリティ対策

4.スキャンの品質

品質を見定める目安となるのが、文書情報管理士がいるかどうかです。文書情報管理士はオフィスで扱う文書類を適切にスキャン、保存する技術を持っている方が取得できる資格です。知識に基づき、使い勝手を考えた文書保管の方法などを提案してくれる場合もあります。
さらに、スキャニングを専門に行う技術者を置いている業者は、作業に慣れた専門技術者がスキャンを行うので、納品されるデータの品質が安定しているケースが多く、おすすめです。

5.スキャニングに付随するサービスの有無

スキャン代行業者のサービスには、スキャニングに付随する様々なものがあります。原本の保存が必要なくなった電帳法のスキャナ保存制度の利用に便利なのは、セキュリティを確保した状態で安全に原本を廃棄できるサービスです。箱に封入したまま溶解処理などを行うので、情報流出の恐れがなく安心です。
他にも、原本の整理や保管を行うサービス、画像データにすると同時にテキストデータにも変換するOCR処理など、多種多様のオプションサービスが存在します。希望するオプションサービスを提供している代行業者を選ぶと良いでしょう。

国税関係書類の継続的なスキャンを格安で発注する2つのポイント

発注する業者をある程度絞り込んだところで考えたいのが、スキャン代行業者をより格安で利用することです。ここでは、よりお得に発注する2つのテクニックを紹介します。

継続的なスキャンを格安で発注する2つのポイント

1.単発ではなく長期での依頼を行う

スキャンが必要な書類をまとめてスキャンする場合と異なり、コンスタントに書類が送られてくるなど継続的にスキャンが必要な場合、1回当たりの枚数が少なくなりがちです。特に、電帳法のスキャナ保存に対応する場合、月1回など決まった頻度でスキャンを行う必要があり、枚数が溜まるまでスキャンをしないわけにはいきません。しかし、依頼枚数が少ないと割高なスキャン代金となってしまう場合も多いです。
そんな時におすすめするのが、長期間にわたる契約の締結を検討することです。同じ業者に長く頼むことになるため、業者の見極めは重要になりますが、長期間に複数回スキャンを行う依頼であれば、1回の量では引き受けてもらえないような価格での交渉も可能になります。スキャンを考えている他の書類がある場合には、抱き合わせで依頼するのも良いでしょう。
まとまった枚数で依頼することで、格安での発注も可能になります。

2.スキャン原稿はサイズや種類を揃えてから依頼する

スキャンが必要な書類には、どのような種類があるでしょうか。契約書などの書類はA4サイズ、領収書などはA4よりも小さいサイズが多いですよね。書類のサイズが異なる場合、混ざった状態で業者に引き渡すより、ある程度サイズで分けた方が、見積もりを頼む際に枚数も数えやすいですし、原稿整理のオプションをつける必要がなくなり、お安くなるかもしれません。
また、複数枚にわたる契約書は、ホッチキス留めを行うことが多いですが、スキャナ保存を行うなら、ホッチキス留めを外す作業が無くなるため、留めない方が余計な出費を抑えられます。スキャンを行いやすい形状で依頼することを意識すると、不要なオプションが付くことを避けられそうです。

5つの選定ポイントを満たすスキャンサービス

シティコンピュータでは、継続的な依頼に対応した長期間の契約など、イレギュラーな相談にも対応する、紹介した5つ全ての選定ポイントを満たしたスキャン代行サービスを提供しております。スキャン代行を発注する際の候補に加えてみては如何でしょうか。

シティコンピュータのスキャンサービスは、顧客の要望に添った柔軟な対応が魅力です。料金は手頃感のある納得の価格帯ですが、継続的に発生する書類のスキャンにも対応できる、一定期間中に複数回の契約も相談可能なサービスです。顧客の要望に最大限添おうと提案を行うので、より良い方法を顧客と業者双方で模索できます。
平成元年からお客様のデータをお預かりしており、セキュリティ面でもプライバシーマークやISMSを取得しているだけでなく、セキュリティ専門の技術者をおくなど、様々な取り組みを行っています。
スキャンにおいても専門の技術者や有資格者を擁しており、スキャンデータの品質には定評があります。さらに、原本の処理サービスや保管サービス、OCR処理など、スキャンに付随するサービスも数多く提供しています。

図面や資料などの大判スキャンでも5つの選定ポイントを充足

シティコンピュータでは、通常のスキャンサービス以外にも5つの選定ポイントに対応した図面や資料などの大判スキャンサービスを提供しております。A4サイズの一般的なスキャンではなく、大判スキャンを発注する際にぜひご検討ください。。

通常のスキャンだけでなく、大判サイズの図面や資料で継続的にスキャンが必要となった場合も柔軟に対応可能です。取引先から定期的に送られてくる図面や資料を都度弊社にご送付いただければ、決まったスケジュールで電子化して納品いたします。図面の原本を電子化することで、スキャンデータやプリントアウトしたコピーを複数人で共有できるので業務効率が大幅に向上。その際生じる閲覧時の劣化の心配もありません。
通常、オフィスのスキャナーはA3サイズまでのスキャンにしか対応していませんが、A2サイズよりも大きな図面のスキャンが必要となった場合でも、シティコンピュータの大判スキャンサービスなら解決。高品質な大判スキャンサービスをスピーディ且つリーズナブルな料金でご提供いたします。

まとめ

継続的にスキャンが発生する企業には、スキャン代行サービスへの依頼がおすすめです。業者を選ぶ際には、紹介した5つのポイントを押さえて、自社の要望に合った業者を選択すると良いでしょう。
特に、一度にスキャンする枚数が少ない場合には、契約期間や一回で依頼する枚数についての規定が無い、柔軟な対応を行っている業者を探すと、スキャナ保存制度を利用していくために大切なパートナーとなってくれます。業者によって考え方も異なるので、諦めずに問い合わせを行うことが大切です。
さらに、原本をある程度整頓することも、スキャンを依頼する上では重要です。お得に依頼したい場合には、少しでも心がけることをおすすめします。