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データ化業務/ スキャニング/ 2023.07.28 2023.08.29

請求書の正しい保存方法と管理のポイントとは?電子化した原本は破棄してもいい?

電子帳簿保存法の施行により、請求書をデータ形式で保存できるようになりました。そして、保管スペースやコスト削減を目指し、紙の請求書の電子化を検討している事業者が増えてきています。
しかし、「法律に適合した請求書の保存方法が分からない」「電子化した後の管理方法を知りたい」と悩む企業担当者も少なくありません。
そこで本記事では、請求書の保存・管理方法に加えて、電子保存するメリット・デメリットについても解説します。


請求書の保存方法は?電子帳簿保存法の要件も解説

請求書保存

電子帳簿保存法では「真実性」と「可視性」の 2つのポイントを確保する必要があります。
電子帳簿保存法に則った正しい方法で保存していない場合、青色申告の承認取消や追徴課税を課される可能性があります。ここからは、実際のケースに触れながら、より詳しく保存方法をチェックしていくので、しっかり押さえておきましょう。

電子帳簿保存法の詳しい内容については、こちらの記事も参照ください。

請求書の電子化におすすめのシステム6選!電子取引データ保存の義務化はいつから?

請求書の電子化におすすめのシステム6選!電子取引データ保存の義務化はいつから?
請求書電子化の概要や発行・受取側のメリット・デメリット、システムの選び方などについて詳しく解説します。

参照:国税庁 Ⅱ適用要件【基本的事項】
参照:国税庁 電子帳簿保存法が改正されました

紙で授受した請求書の保存方法

ここではまず、紙で授受した請求書の保存方法について解説します。

紙のまま保存する場合

紙の請求書を保存する場合は、基本的に原本のまま保管しましょう。コピーしてしまうと、法的な証拠能力を喪失する恐れがあるからです。
そして、原本を保存する際のコツは、日付順、取引先別などで整理しておくことが最も重要です。税務調査時などに後から必要な請求書がすぐ見つかるよう、きちんとファイリングしましょう。

スキャンして電子データで保存する場合

紙で授受した請求書を電子化する場合は、スキャナ保存が主な手段となります。電子帳簿保存法においても「スキャナ保存」という保存区分として定められており、データ化することで、より簡単且つ低コストで管理できるようになるでしょう。
また、従来は比較的複雑なスキャナ保存要件を満たす必要がありましたが、令和5年度の税制改正の大綱では要件の緩和がアナウンスされています。

スキャナ要件の詳細は以下の通りです。

要件 重要書類(注1) 一般書類(注2) 過去分重要書類(注3)
入力期間の制限(書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力)
一定水準以上の解像度(200dpi 以上)による読み取り
カラー画像による読み取り(赤・緑・青それぞれ 256階調(約1677万色)以上) ※1
タイムスタンプの付与 〇※2 〇※3 〇※3
解像度及び階調情報の保存 要件の廃止
大きさ情報の保存 要件の廃止
ヴァージョン管理(訂正又は削除の事実及び内容の確認等)
入力者等情報の確認 要件の廃止
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 対象から除外
見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識等)の備付け ※1
整然・明瞭出力
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け
検索機能の確保
その他 ※4、※5

(注1) 決算関係書類以外の国税関係書類(一般書類を除く)をいう。
(注2) 資金や物の流れに直結・連動しない書類として規則第2条第7項に規定する国税庁長官が定めるものをいう。
(注3) スキャナ保存制度により国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該国税関係書類の保存に代えている保存義務者であって、その当該国税関係書類の保存に代える日前に作成又は受領した重要書類をいう。

※1 一般書類の場合、カラー画像ではなくグレースケールでの保存可。
※2 入力事項を規則第2条第6項第1号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。
※3 入力期間内に当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、タイムスタンプの付与に代えることができる。
※4 過去分重要書類については当該電磁的記録の保存に併せて、当該電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類(当該事務の責任者が定められているものに限られます。)の備付けが必要。
※5 過去分重要書類については所轄税務署長等宛に適用届出書の提出が必要。

参照:国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】(P15Ⅱ 適用要件 )
参照:財務省「令和5年度 税制改正の大綱(P81(2))

電子形式で授受した請求書の保存方法

請求書を電子データで保存する場合は、以下2つの保存区分が存在します。

  • 電子取引データ保存
  • 電子帳簿保存

電子取引によるデータを保存する場合

請求書に記載されている内容(金額など)をデータでやり取りした場合、当該データを電子的に保存することが認められています。電子帳簿保存法においては、「電子取引データ保存」と呼ばれる区分です。
たとえば、メールなどで請求書の内容(金額や取引内容)が記載されている場合は、やりとりしたメールをそのまま電子データとして保存する、とイメージしておけば問題ないでしょう。
ただし、以下の「真実性」と「可視性」の要件に合致させなければなりません。

電子取引の保存要件 ※下線を付した部分が、今回改正により変更があった箇所になります。
真実性の要件

以下の措置のいずれかを行うこと

① タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う
② 取引情報の授受後、速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
③ 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
④ 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う

可視性の要件 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

検索機能を確保すること

  • 帳簿の検索要件①~③に相当する要件(ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、②③不要)保存義務者が小規模な事業者でダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索機能不要

参照:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

自社が電磁的に発行した請求書を保存する場合

自社が専用システムやエクセルなどで電磁的に発行した請求書も、そのまま電子データ形式で保存することが認められています。ただし、こちらは「電子取引データ保存」ではなく、「電子帳簿等保存」の区分となる点に注意しましょう。

電子帳簿の保存要件の概要
保存要件概要 改正前 改正後
優良
(注1)
その他
(注2)
記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること
保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
【検索要件①】取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
⇒改正後、記録項目は取引年月日、取引金額、取引先に限定
【検索要件②】日付又は金額の範囲指定により検索できること ※1
【検索要件③】二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること ※1
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていること ※1 ※2

(注1) 優良=「優良な電子帳簿」。要件を満たした電子帳簿の備付け及び保存をすることで、過少申告加算税の軽減措置や所得税の青色申告特別控除(65万円)の適用を受けられる。
(注2) その他=「その他の電子帳簿」。電子データによる保存をするために必要な最低限の要件。

※1 保存義務者が、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、検索要件の うち②③の要件が不要となります。
※2 “優良”の要件を全て満たしているときは不要となります。

参照:国税庁「はじめませんか、帳簿書類の電子化」
参照:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

電子帳簿保存法の改正によって、昨今は様々な会計ソフトがリリースされています。もちろん、請求書の作成機能も搭載しており、「電子帳簿等保存」の要件に基づいて保存しなければなりません。
ただし、会計ソフトの中には電子帳簿保存法の要件に対して、簡単に最適化できる製品も存在します。自社に合ったソフトを選べば、慣れていない企業でも、比較的スムーズに取り入れられるでしょう。

請求書を管理するポイント3つ

請求書を管理するポイント3つ

ここからは、請求書を管理する際に押さえるべきポイントを3つ解説します。

  • 「請求書No」は連番で記載する
  • 「感熱紙のレシート」は保管方法に注意
  • 請求書の保存期間を把握する

「請求書No」は連番で記載する

請求書を保存する際は、請求書ごとに「請求書No」を振って管理します。ただし、請求書Noは基本的に自由につけられますが、Noを付与するルールを決めておかなければ、社内の統制は取れないでしょう。
たとえば、「取引先コード-日付-発行回数」のようなルールを設けておくと、管理がしやすくおすすめです。また、付与した請求書Noは関連する他帳簿(領収書、契約書など)とリンクさせておくと、さらに管理が容易となります。
紙と電子媒体でNo.を分けるのではなく、一貫した請求書Noルールを付与しておくのも、管理のポイントです。

「感熱紙のレシート」は保管方法に注意

紙で保存する際は、請求書の劣化にも注意しなければなりません。特に熱を感知して色が変化する感熱紙は、長期保存や高温な環境が原因で印字が消えてしまうケースがあります。
当然ながら、どれだけきちんと保存していても、内容が読み取れなくては意味がありません。法的な効力も喪失してしまうので、感熱紙の管理体制には最大限注意しつつ、前述のスキャナ保存も活用するのがおすすめです。

請求書の保存期間を把握する

請求書の保存期間についても、各税法で規定が存在します。ただし、事業形態によって詳細が異なるため、自身が該当する保管期間を正しく把握しておきましょう。

法人の事業者は7年間保管

法人事業の保存期間は「該当の事業年度の確定申告提出期限(事業年度終了の翌日から原則2か月)の翌日から7年間*」であり、法人税法によって定められています。

*青色申告書を提出した事業年度で欠損金額(青色繰越欠損金)が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間(平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間)となります。

法人事業は事業年度が自由に決められるため、確定申告の期限も企業によって異なります。自身の確定申告期限から、正しい保存期限を明確にしておきましょう。

参照:法人税法「帳簿書類等の保存期間」

個人事業主は5年間保管(インボイス制度に適応した請求書は7年)

個人事業主の場合、請求書は「該当の事業年度の確定申告提出期限の翌日から5年間」の保存期間が所得税法によって定められています。
参考までに、個人事業主の確定申告期限は毎年3月15日*。そして、請求書の保存期間は白色・青色申告どちらも5年間です。

*土日祝の場合は、翌日(または翌々日)の月曜日が期限日

しかし、インボイス制度に対応する適格請求書の保存期間は個人・法人どちらも7年間と定められています。また、領収書や預金通帳、決算関係書類についても同様の期間保存が義務付けられているものがあることから、関連書類と合わせて一括で7年間保存しておいた方が、不備なく運用できるでしょう。

参照:所得税法「記録保存制度」
参照:国税庁「適格請求書等の写しの保存」

請求書を電子保存するメリット

請求書を電子保存するメリット

ここからは、請求書を電子保存するメリットを解説します。

  • コスト削減
  • 業務の効率化
  • 働き方改革への対応
  • 盗難・紛失のリスク回避

いずれも重要なポイントなので、ぜひ参考にしてください。

コスト削減

電子保存によって、請求書関連のペーパーレス化が進み、付帯コストの削減が可能になります。具体的には、請求書の紙保存で発生していた印紙代や印刷費、保管スペースも不要となるため、紙保存への依存度が高いほど削減できるコストも大きくなるでしょう。
さらに、データ管理になることで管理者の人件費も削減できます。膨らんだ管理コストで悩んでいる方にとって、電子保存は1つのソリューションになるはずです。

業務の効率化

請求書を電子保存することで、業務の効率化にも繋がります。
たとえば、従来は請求書の一枚一枚をファイリングするのが主流でしたが、請求書の量が膨大になるほど、管理者への負担は大きくなるでしょう。
一方、電子管理なら、請求書Noをつけて管理フォルダへ格納するだけで作業が完了します。
また、過去の請求書を探す際も、検索機能を使うことによって一瞬で求める書類が見つかるでしょう。
スキャン代行サービスやクラウド管理システムを利用することで、さらに効率的な環境を整えられるので、ぜひ検討してみてください。

働き方改革への対応

請求書の電子管理によって、テレワークのような柔軟な働き方への対応が可能になります。
実際に、紙で管理している場合は、請求書を閲覧するだけでも会社へ出社しなければなりませんでした。
しかし、社内ネットワークやクラウドストレージ内でデータとして管理することで、いつどこにいても請求書を呼び出せるのです。
そのため、働き方改革が急速に広まっている現代において、請求書を始めとする書類の電子化は、もはや急務と言っても過言でないでしょう。

盗難・紛失のリスク回避

紙という物質で管理している限り、絶対に紛失リスクはゼロにはできません。最悪の場合、盗難被害に遭って社外に情報が流出する可能性もあります。
対して、電子保存なら物理的に盗難される心配はありません。クラウドなどに保存する際は、アクセス用のパスワードやIDが流出しないように注意が必要ですが、紙で保存するより紛失・盗難のリスクを抑えられるでしょう。

請求書を電子保存するデメリット

請求書を電子保存するデメリット

ここからは、請求書を電子化するにあたってのデメリットも確認しておきましょう。あらかじめ把握することで、スムーズに対策が講じられるはずです。

初期投資の発生

請求書を電子保存する場合、会計システムやクラウド管理サービスの導入コストがかかる場合があります。また、スキャナ保存するなら電子帳簿保存法の要件を満たせる読み取り機器の導入も必要です。
ただし、初期投資やシステム導入のコストを絞り、アナログな紙管理だけで行おうとするのはおすすめできません。管理に手間がかかりすぎると、保存要件の不足といったヒューマンエラーのリスクが高まるためです。
前述した電子保存によるコスト削減効果と天秤にかけ、電子保存への移行を判断しましょう。

業務フローの見直しが必要

請求書を電子化する際には、必ず業務フローを見直して明確にマニュアル化しましょう。いくら紛失リスクが低いと言っても、取り扱うルールや運用方法を統一しなければ、データの消失・破損に繋がってしまいます。
また、従業員が正しい認識を持つために、電子帳簿保存法の教育も実施するのがおすすめです。概要や正しい保存要件など、改正される度に周知しなければなりません。

ネットワークトラブルのリスク

ネットワークトラブルにより請求書を管理・閲覧できない可能性がある点は、電子保存が持つ最大の弱点と言えるでしょう。
完全に業務が止まってしまうリスクもあるため、会計システムやクラウド管理サービスを導入する際は、ネットワークトラブル時のサービス対応も確認しなければなりません。
加えて、ウィルスやサイバー攻撃によるネットワーク障害に対策するには、社内の情報セキュリティ教育強化も重要です。従業員の情報リテラシーを上げることで、ネットワークトラブルのリスクヘッジが可能となります。

請求書の保存方法に関するよくある質問

請求書の保存方法に関するよくある質問

ここからは、請求書の保存方法に関するよくある質問を解説します。

電子化した請求書の原本は破棄してもいい?

電子帳簿保存法において、スキャナ保存で適切に管理された請求書データは、原本と同じ法的効力を持ちます。すなわち、原則破棄しても問題ありません。

電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】問3

しかし、民事訴訟法ではデータ化された請求書の法的効力を認めておらず、民事裁判時も証拠として利用できないのです。また、その他法律でも原本の保存期間が定められているので、安易に破棄するのは控えた方が無難です。

参照:民事訴訟法

紙に印刷して保存してもいい?

電子データとしてやりとりした請求書を印刷して保存することは、以下の条件下においてのみ認められています。

  • 保存要件に従って保存できない相当の理由がある
  • 税務署の求めに応じて当該電磁的記録のダウンロード・書面の提示・提出に応じられる

ちなみに、従来の電子帳簿保存法において、電子データの紙保存は宥恕措置という位置付けで2023年12月31日までは認められています。しかし、あくまでも宥恕措置のため、2024年1月1日からは電子帳簿保存法に則った電子データでの保存が義務付けられています。

参照:国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】」の問56-2

請求書の適切な保存方法が分かったとしても「リソースが足りなくて手が付けられない」「書類が多くてスキャンに手間がかかる」と困っている担当者も少なくありません。そんな時は、シティコンピュータのスキャン代行サービスを検討してみてください。

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まとめ

本記事では、請求書の保存方法や請求書を電子保存するメリット・デメリットについて解説してきました。
請求書を電子保存することで、コスト削減や業務効率化などのメリットが得られます。
ただし、業務フローの見直しや頻繁に改正される法律への対応が新たな課題として持ち上がるので、もし不安な場合はスキャン代行サービスや会計システムなどを活用しましょう。
ぜひ本記事を参考に、電子帳簿保存法に則って適切な請求書の電子化を進めてみてください。