電子帳簿保存法の改正にともない、2022年1月1日から電子取引による請求書のデータ保存が義務化されました。当法律は事業規模に関わらず、すべての企業や個人事業主、フリーランスが対象になります。
書面で受け取った請求書は、そのまま保存するか電子データへ変換して保存するかの2パターンがあります。一方、メールなどの電子取引によって受け取ったデータは電子保存が必須です。
しかし、電子化を検討しつつも、「何から手を付けていいか分からない」「どのシステムを選べばいいのか分からない」と悩む企業担当者も多いでしょう。
そこで本記事では、請求書電子化の概要や発行・受取側のメリット・デメリット、システムの選び方などについて詳しく解説します。

請求書の電子化とは

請求書の電子化とは、メールやオンライン上でやり取りできるよう、PDFなどの電子データに変換することを指し、一般的には「電子インボイス」「電子請求書」と呼ばれています。
電子帳簿保存法の本格適用に向け、事業者全体が急ピッチで電子化を進めているため、すでにいくつかのクライアントからメールやクラウド^*で請求書を受け取っているのではないでしょうか。

• ^*インターネットなどネットワーク経由で提供されるサービス

請求書の電子取引の具体例

電子取引の定義を正確に把握できていない企業担当者も多いので、自社の体制を構築する前に、国税庁が正式に認めている以下の具体例を押さえておきましょう。

引用：国税庁「電子帳簿保存法一門一答の問4」

電子請求書の送付方法

電子請求書の送付方法は、大きく分けて「メール」「電子請求書システム」の2種類となります。それぞれのメリット・デメリットは以下の通りです。

	メリット	デメリット
メール	低コストor無料で導入可能 OJT*1不要で新入社員でもすぐ利用できる	電帳法の要件*2に自社で適合させる必要がある
電子請求書 システム	電帳法に適合した請求書を簡単に作成可能 経理情報もストックできるシステムが多い	導入コストがかかる ランニングコストが発生する可能性がある

• *1 On-the-Job Trainingの略称で、実践を交えて業務スキルを身につける人材育成手法
• *2 電子帳簿保存法の要件は後述

上表の通り、メールの方が低コストで導入できますが、電子帳簿保存法の要件に適合させなければ、罰則を受けるリスクがあります。
対して、電子請求書システムは保存要件に合わせて請求書を作成可能な一方、イニシャル・ランニングコストがかかる点に注意しなければなりません。以上を踏まえたうえで、自社に合った方法を選びましょう。本記事の後半では、電子請求システムを選ぶときのポイントも解説しているため、そちらも参考にしてください。

電子帳簿保存法により2022年1月1日から電子取引データの電子保存が義務化

電子帳簿保存法は2022年1月1日に改正され、それまで書面で保存していた税務関係の書類などを、一定の要件に基づき電子保存できるようになりました。普通法人や公益法人、個人事業主といった全事業者が対象となっており、以下3種類の保存区分が定められています。

上記のうち、メールなどの電子取引で受け取ったデータの電子保存は2年間の猶予期間が設けられていました。しかし、2023年12月31日をもって猶予期間は終了しました。
すなわち、書面で受け取った請求書は従来通りそのまま書面保存が可能な一方で、電子取引で受け取った書類については、電子データ保存が義務化されたということです。
次章では、「保存方法」と「保存要件」を具体的に解説するため、事前にきちんと把握しておきましょう。

電子取引の保存方法

電子帳簿保存法で認められている保存区分は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3種類です。

保存区分	概要	具体例
電子帳簿等保存	電子媒体で作成した書類や帳簿をデータのままで保存	会計ソフトや基幹システムなどで作成した決算関連書類をそのまま電子的に保存する
スキャナ保存	紙媒体で作成・入手した書類を画像データに変換して保存	クライアントから受け取った請求書をスキャンして保存する
電子取引データ保存	電子的に授受した取引記録・情報をデータで保存	紙媒体の請求書に記載されている内容（金額など）をデータでやり取りした場合、当該データを電子的に保存する

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

そして、具体的な保存区分の棲み分けは以下の通りであり、もしクライアントから紙の請求書を受け取った場合は、工程の簡便さからスキャナ保存するのがおすすめといえます。

請求書の種類	保存方法
紙媒体で受領した請求書	スキャナ保存 紙媒体での保存（従来通り）
電子データで発行・受領した請求書	電子帳簿等保存 電子取引データ保存

請求書の保存方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

関連記事：請求書の正しい保存方法と管理のポイントとは？電子化した原本は破棄してもいい？

先ほど触れた通り、電子取引データ保存は2023年12月31日に猶予期間が終わり、義務化されたため、要件にのっとった保存ができるように社内の体制づくりを早急に進めていきましょう。

電子帳簿保存時の要件

電子帳簿保存時の要件は以下5つとなっており、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2種類に大別されています。

参照：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
参照：国税庁ホームページ

• *1 青色申告者が保管する仕訳帳、売掛帳などを、優良な電子帳簿の要件に基づいて保管した際に適用され、申告漏れによる過少申告加算税の5％軽減措置が受けられる
• *2 発行後に削除履歴などが確認できない書類を指し、税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードに応じられるようにしなければならない
• *3 税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードに応じられる場合は不要

上表の要件を満たせない場合、青色申告の承認取消や追尾課税を課される可能性があります。
また、スキャナ保存と電子取引データ保存にも保存要件が設けられていますが、電子請求書システムを導入すれば、どんな保存区分にも合致した形で保存できるため、大幅に罰則リスクを抑えられるでしょう。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化することで、発行側・受取側の双方にメリットがあります。
ここからは、発行側・受取側それぞれの視点から詳しく見ていきましょう。

電子請求書を発行する企業

電子請求書を発行する企業にとっては、以下のようなメリットがあります。

また、ペーパーレス化によって特殊な印刷機やトナーも必要なくなり、テレワーク中でも自宅で電子請求書の発行が可能。コストや手間の削減はもちろん、従来より柔軟に業務を進められるでしょう。

電子請求書を受け取る企業

請求書の電子化は、受け取る側の企業にとってもメリットがあります。

締め日間近に請求書が発行されても、シームレスに受領できるだけでなく、関係部署への展開も簡単です。
加えて、電子データなら全てクラウド上で完結することから、バックオフィスだけでなく、請求書を取り扱う社員すべての働き方改革にも貢献するでしょう。

請求書を電子化するデメリット

発行・受領企業双方にメリットが多い請求書の電子化ですが、当然いくつかのデメリットも存在します。

上記の中でも、請求書の複製・改ざんについては特に注意しなければなりません。
たとえば、Excelデータのままで保存していると誰でも編集できてしまうので、必ずPDFなどに変換するよう、社内フローやシステムを見直しましょう。
もし、電子化への移行が上手く進められないときは、次章で解説する5つのコツを参考にしてください。

請求書の電子化へ移行するときのコツ5つ

請求書を電子化へ移行する際は、以下5つのポイントに注意しましょう。

それぞれを詳しく解説します。

① 取引先へアナウンスする

電子取引データ保存の猶予期間終了が迫っている現在、多くの企業が業務のDX化を推進していますが、実際の進捗は企業によってさまざまとなっており、スピーディな電子化の対応が難しい可能性もあります。
したがって、事前にクライアントへアナウンスすることがスムーズな電子化のポイントであり、同時に「移行時期」「電子取引の可否」なども確認し、電子化へのメリットなども提示するのがおすすめです。
仮に対応不可と返答があった場合は移行予定の時期を聞き、足並みを揃えてあげましょう。

② 社内のフローを見直す

次に、既存の請求書発行フローを見直し、電子化に備えた体制を整える必要があります。
具体的には、請求情報の承認プロセス整備やシステム選定に加え、新たな担当者・部署も必要に応じて設置するのがおすすめです。
ただし、実際に稼働してみなければ分からない阻害要因などもあるため、この段階では大枠のフロー・組織構築に留め、本格スタート後にブラッシュアップしていきましょう。

③ 紙媒体のフローも残しておく

電子帳簿保存法はあくまでも「電子取引データの電子保存」を義務化する法律となるため、書面の請求書については電子化しなくても問題はありません。したがって、クライアントによっては従来通り書面でのやり取りを求める可能性があります。
そのため、社内の全機能を電子化に移行させるのではなく、紙媒体のフローも最低限残し、両方に対応可能な体制を構築してみてください。
たとえば、複写式の用紙を印刷できる特殊印刷機や、後から記載情報を直せるタイプライターなどを保有している場合は、最低1台ずつ残すのがおすすめです。
また、紙媒体のクライアントが比較的多いときは、郵便局の定期集荷契約も継続し、極力人的リソースを消費しないようにしましょう。

④ 電子帳簿保存法の要件に適合させる

「電子帳簿保存時の要件」で触れた通り、請求書の電子化にともなうデータ保存には3つの要件が定められています。

上記に適合させなければ罰則対象となってしまうため、自社が保存要件を満たせるかよく確認しなければなりません。
そして、自社発行の請求書はシステムを導入すれば適合させられますが、紙媒体で受け取った場合はスキャナ保存が基本。すなわち、自社で保存要件に適合させる必要があるのです。
当然、慣れないうちは見読性や検索性が満たせないリスクもあるため、万が一スキャナ保存に不安を感じる場合は、後述する代行業者を検討するといいでしょう。

⑤ インボイス制度にも備える

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は仕入れ税額控除の新たな方式であり、以下のような項目を請求書に記載しなければなりません。

2023年10月から施行されており、上記を記載した請求書を保存しなければ、消費税の仕入れ税額控除を受けられないため、電子帳簿保存法と同じく重要な制度といえるでしょう。
ただ、電子帳簿保存法の要件を満たすことで、インボイス制度のデータとしても認められるので、両方に対応した電子請求書システムを導入するのがおすすめです。

請求書電子化のシステムを選ぶ時のポイント

ここからは、電子請求書システムを選定する際のポイントを解説します。

それぞれ詳しく確認していきましょう。

自社のシステム・保有データと連携できる

紙媒体のフローから電子化に移行する際、すべてのシステムを総入れ替えすると非常に時間がかかります。
既存データの登録漏れといったケアレスミスのリスクもあるため、基幹システム・既存の保有データと連携可能なシステムを選び、最低限の工数で電子化の仕組みを整えることが大切です。

紙媒体の請求書にも対応可能

クライアントからのリクエストに備えて、紙媒体の請求書にも対応しているシステムを選びましょう。
紙の出力機能だけでなく、仕訳もワンストップで完結すれば、業務負荷の減少と作業効率の向上に繋がります。

電子帳簿保存法の保存要件に適合している

現存するほとんどの電子請求書システムは電子帳簿保存法に対応していますが、念のため要件に適合しているかを確認しましょう。
もし、上手く選べない場合は、JIIMA認証などの第三者機関が認めた製品に絞るのもおすすめです。
JIIMA認証は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による要件適合性の認証制度となります。国税庁のWebサイトで簡単に製品リストをチェックできるので、ぜひ参考にしてください。

インボイス制度にも対応している

インボイス制度では、発行事業者の登録番号や記載事項の変更などの義務が生じます。
もちろん、電子帳簿保存法と同じく遵守する必要があるため、効率的に移行できるよう、両方に対応可能なシステムを導入しましょう。

請求書の電子化におすすめのシステム6選

先ほど触れた選定ポイントを踏まえ、ここからはおすすめの電子請求書システムを6種類解説します。
発行側・受取側に分けているため、自社に合ったものを選んでみてください。

【発行側】おすすめのシステム

電子請求書の発行側におすすめのシステムは、freee経理・楽楽明細・ジョブカンの3つです。

もちろん、上表はすべて電子帳簿保存法に適合しているため、罰則のリスクを最小限に留めつつ、電子化移行の手間を省くことも可能です。

【受取側】おすすめのシステム

電子請求書を受け取る側におすすめのシステムは、invox受取請求書・マネーフォワードクラウド債務支払・SATSAVEの3つです。

上表の電子請求書システムは、スキャン保管のサポートや郵送受取代行、銀行振込といった「受け取り側の業務」に特化しています。
価格やサービス範囲・機能などを確認し、自社に合ったシステムを選びましょう。

まとめ

本記事では、請求書の電子化に関する基本知識や、電子帳簿保存法の要件などを解説してきました。
改正電子帳簿保存法は2022年1月1日からすでに適用されており、保存区分の1つである電子取引データ保存に関しては2024年1月1日から義務化されました。保存要件の不適合は青色申告の承認取り消しといった罰則が課されるため、早急に社内体制を整えたいところです。
しかし、電子請求書システムやスキャン代行サービスを導入することで、確実に電子帳簿保存法の要件をクリアできます。ぜひ本記事を参考に、請求書の電子化を進めてみてください。